Urutan Apostille dan Terjemahan Tersumpah

Terakhir diperbarui: September 11, 2026

Mengurus dokumen untuk digunakan di luar negeri sering kali membutuhkan beberapa tahapan, termasuk Apostille dan terjemahan tersumpah. Banyak orang masih bingung mengenai urutan prosesnya: apakah dokumen harus diterjemahkan terlebih dahulu sebelum Apostille, atau justru Apostille dilakukan lebih dulu kemudian diterjemahkan?

Jawabannya tidak selalu sama untuk setiap dokumen dan negara tujuan. Urutan Apostille dan terjemahan tersumpah perlu disesuaikan dengan persyaratan negara tujuan, instansi penerima, serta jenis dokumen yang akan digunakan.

Artikel ini membahas perbedaan keduanya, urutan yang umum dilakukan, dan hal-hal yang perlu diperhatikan agar dokumen tidak mengalami kendala saat digunakan di luar negeri.

Daftar Isi Panduan:

Apa Itu Apostille?

Apostille adalah bentuk pengesahan dokumen publik agar dokumen tersebut dapat digunakan di negara lain yang menjadi pihak dalam Konvensi Apostille.

Di Indonesia, layanan Apostille digunakan untuk dokumen publik tertentu yang akan digunakan di negara tujuan yang juga menerapkan Konvensi Apostille. Proses ini membantu menyederhanakan legalisasi dokumen karena dalam kondisi tertentu tidak diperlukan lagi rangkaian legalisasi melalui kedutaan.

Contoh dokumen yang dapat memerlukan Apostille antara lain:

Akta kelahiran
Buku atau akta nikah
Akta perceraian
Ijazah dan dokumen pendidikan
Transkrip nilai
Surat kuasa
Dokumen notaris
Dokumen administrasi tertentu

Namun, tidak semua dokumen otomatis dapat langsung diberi Apostille. Persyaratan dan jenis dokumen yang diterima perlu diperiksa terlebih dahulu.

Apa Itu Terjemahan Tersumpah?

Terjemahan tersumpah adalah penerjemahan dokumen oleh penerjemah yang memiliki status atau kewenangan sesuai ketentuan yang berlaku.

Terjemahan ini biasanya dibutuhkan ketika bahasa dokumen tidak sesuai dengan bahasa yang dipersyaratkan oleh instansi di negara tujuan.

Misalnya, dokumen yang diterbitkan dalam bahasa Indonesia akan digunakan untuk keperluan:

Pendidikan di luar negeri
Pernikahan internasional
Imigrasi
Pekerjaan
Pengurusan visa
Pendaftaran universitas
Keperluan hukum atau administrasi

Terjemahan tersumpah berbeda dari terjemahan biasa karena dokumen tersebut ditujukan untuk penggunaan resmi dan memiliki format serta pengesahan tertentu sesuai kebutuhan.

Apostille atau Terjemahan Tersumpah Dulu?

Tidak ada satu urutan yang berlaku mutlak untuk semua dokumen. Dalam banyak kasus, dokumen asli terlebih dahulu diproses untuk Apostille, kemudian diterjemahkan, tetapi ada kondisi tertentu yang mengharuskan terjemahan dilakukan terlebih dahulu.

Karena itu, jangan hanya berpatokan pada kebiasaan umum. Periksa terlebih dahulu persyaratan dari instansi atau negara tujuan.

1. Apostille Dokumen Asli, Kemudian Terjemahan

Urutan ini sering digunakan apabila negara atau instansi tujuan meminta Apostille pada dokumen asli.

Gambaran prosesnya:

Dokumen asli → Apostille → Terjemahan tersumpah → Penggunaan di negara tujuan

Contohnya, seseorang memiliki akta kelahiran berbahasa Indonesia dan akan menggunakannya di luar negeri. Jika pihak penerima meminta akta asli yang telah mendapatkan Apostille, proses Apostille dapat dilakukan pada dokumen tersebut terlebih dahulu.

Setelah itu, dokumen dan Apostille dapat diterjemahkan sesuai ketentuan negara tujuan.

2. Terjemahan Tersumpah, Kemudian Apostille

Pada kondisi tertentu, negara atau instansi penerima dapat meminta versi terjemahan sebagai bagian dari dokumen yang akan disahkan.

Alurnya dapat menjadi:

Dokumen asli → Terjemahan tersumpah → Pengesahan/Apostille sesuai persyaratan → Penggunaan di negara tujuan

Namun, perlu diperhatikan bahwa tidak semua terjemahan otomatis dapat atau perlu mendapatkan Apostille. Hal tersebut bergantung pada bagaimana dokumen terjemahan dibuat, siapa yang menerbitkan atau mengesahkannya, serta persyaratan negara tujuan.

3. Dokumen Asli dan Terjemahan Sama-Sama Diminta

Ada pula instansi yang meminta dua bagian sekaligus, yaitu dokumen asli yang telah mendapatkan Apostille dan terjemahan resminya.

Contoh alur sederhananya:

Dokumen asli → Apostille → Terjemahan tersumpah → Lampirkan dokumen asli dan terjemahan

Dalam situasi seperti ini, penting untuk menjaga agar identitas dokumen, nama, nomor dokumen, tanggal, dan informasi lainnya pada hasil terjemahan tetap konsisten dengan dokumen asli.

Mengapa Urutan Apostille dan Terjemahan Penting?

Kesalahan menentukan urutan dapat menyebabkan dokumen harus diproses ulang atau bahkan tidak diterima oleh instansi tujuan.

Beberapa masalah yang mungkin terjadi antara lain:

Apostille dilakukan pada dokumen yang ternyata tidak diminta.
Terjemahan dibuat dalam format yang tidak sesuai.
Instansi tujuan meminta Apostille pada bagian tertentu.
Terjemahan tidak memenuhi persyaratan penerima.
Dokumen asli dan terjemahan tidak dilampirkan sesuai ketentuan.
Dokumen harus diterjemahkan ulang karena format atau bahasa tidak sesuai.

Karena setiap negara dan instansi dapat memiliki persyaratan berbeda, pemeriksaan awal sangat penting.

Bagaimana Menentukan Urutan yang Tepat?

Sebelum memproses dokumen, lakukan beberapa langkah berikut.

1. Tentukan Negara Tujuan

Pertama, pastikan dokumen akan digunakan di negara mana. Persyaratan dokumen untuk kuliah di Jepang dapat berbeda dengan persyaratan untuk menikah, bekerja, atau mengurus visa di negara lain.

2. Periksa Instansi Penerima

Cari tahu siapa yang akan menerima dokumen tersebut. Universitas, kantor imigrasi, pengadilan, perusahaan, atau kantor pemerintah dapat memiliki persyaratan yang berbeda.

3. Pastikan Apakah Apostille Diperlukan

Apostille berkaitan dengan penggunaan dokumen di negara yang menerapkan Konvensi Apostille. Jika negara tujuan atau jenis dokumennya memiliki ketentuan khusus, prosedurnya perlu diperiksa secara lebih spesifik.

4. Periksa Bahasa yang Diminta

Pastikan apakah instansi penerima membutuhkan dokumen dalam bahasa asli, terjemahan resmi, atau keduanya.

5. Periksa Persyaratan Terjemahan

Jangan berasumsi bahwa semua terjemahan memiliki format yang sama. Beberapa instansi mungkin menentukan siapa yang boleh menerjemahkan dokumen dan apakah terjemahan tersebut harus disertifikasi atau disahkan.

Contoh Urutan untuk Beberapa Keperluan

Apostille dan Terjemahan untuk Kuliah di Luar Negeri

Dokumen pendidikan seperti ijazah dan transkrip nilai dapat membutuhkan Apostille serta terjemahan.

Jika universitas meminta dokumen asli yang telah mendapatkan Apostille dan versi bahasa asingnya, salah satu alur yang mungkin adalah:

Ijazah/transkrip → Apostille → Terjemahan tersumpah → Pengajuan ke universitas

Namun, persyaratan universitas tetap menjadi acuan utama.

Apostille Buku Nikah dan Terjemahan

Untuk penggunaan buku nikah atau dokumen perkawinan di luar negeri, urutan dapat berbeda berdasarkan negara dan instansi penerima.

Dalam kondisi tertentu, dokumen perkawinan dapat diproses Apostille terlebih dahulu lalu diterjemahkan. Dalam kondisi lain, penerima dapat memiliki persyaratan khusus mengenai terjemahan.

Karena itu, sebaiknya periksa persyaratan negara tujuan sebelum melakukan penerjemahan.

Apostille Dokumen Notaris

Dokumen yang dibuat atau dilegalisasi oleh notaris juga memerlukan pemeriksaan khusus. Tidak semua dokumen notaris memiliki prosedur yang identik.

Apabila dokumen akan digunakan di luar negeri, pastikan terlebih dahulu jenis dokumen, tanda tangan atau kewenangan yang digunakan, serta persyaratan Apostille yang berlaku.

Kesalahan yang Sering Terjadi

Ada beberapa kesalahan yang sebaiknya dihindari ketika mengurus Apostille dan terjemahan tersumpah.

Pertama, langsung menerjemahkan tanpa memeriksa persyaratan.
Terjemahan yang sudah dibuat belum tentu sesuai dengan format yang diminta oleh instansi tujuan.

Kedua, menganggap Apostille sama dengan terjemahan.
Apostille dan terjemahan merupakan dua proses yang berbeda. Apostille berkaitan dengan pengesahan dokumen untuk penggunaan lintas negara, sedangkan terjemahan mengubah isi dokumen ke bahasa yang diperlukan.

Ketiga, hanya membawa terjemahan tanpa dokumen asli.
Beberapa instansi meminta dokumen asli dan terjemahan secara bersamaan.

Keempat, tidak memeriksa masa berlaku atau batas waktu dokumen.
Untuk keperluan tertentu, instansi penerima dapat menentukan bahwa dokumen harus diterbitkan dalam jangka waktu tertentu.

Kelima, tidak memastikan persyaratan negara tujuan.
Ini merupakan salah satu penyebab utama proses dokumen menjadi lebih panjang.

Tips Agar Proses Apostille dan Terjemahan Lebih Lancar

Agar proses berjalan lebih efisien, siapkan dokumen dan informasi sejak awal.

Beberapa tips yang dapat dilakukan:

Tentukan negara tujuan.
Identifikasi instansi yang menerima dokumen.
Minta persyaratan tertulis jika tersedia.
Periksa apakah Apostille diperlukan.
Pastikan bahasa terjemahan yang diminta.
Gunakan penerjemah yang memenuhi persyaratan instansi penerima.
Pastikan data pada dokumen dan terjemahan konsisten.
Simpan salinan dokumen asli, Apostille, dan terjemahan.
Jangan melakukan proses tambahan sebelum mengetahui seluruh persyaratan.

Apakah Apostille Harus Selalu Sebelum Terjemahan?

Tidak selalu. Urutan Apostille dan terjemahan tersumpah bergantung pada dokumen, negara tujuan, serta ketentuan instansi penerima.

Jika pihak penerima meminta dokumen asli yang sudah Apostille, biasanya proses dapat dimulai dari dokumen asli, kemudian Apostille, dan dilanjutkan dengan terjemahan.

Sebaliknya, jika penerima memiliki ketentuan khusus terhadap terjemahan atau dokumen yang akan mendapatkan pengesahan, prosesnya dapat berbeda.

Dengan demikian, prinsip yang paling aman adalah jangan menentukan urutan hanya berdasarkan kebiasaan. Gunakan persyaratan resmi dari instansi yang akan menerima dokumen sebagai acuan utama.

Urutan Apostille dan terjemahan tersumpah tidak selalu sama untuk setiap dokumen. Dalam banyak kasus, Apostille dilakukan pada dokumen yang akan digunakan di negara tujuan, kemudian dokumen tersebut diterjemahkan secara resmi. Namun, kondisi tertentu dapat membutuhkan urutan atau prosedur yang berbeda.

Sebelum memulai proses, pastikan Anda mengetahui negara tujuan, jenis dokumen, instansi penerima, bahasa yang diminta, dan persyaratan Apostille maupun terjemahan.

Dengan memahami alurnya sejak awal, risiko dokumen ditolak, diterjemahkan ulang, atau harus diproses kembali dapat diminimalkan.