Penggunaan dokumen Indonesia di luar negeri sering membutuhkan proses apostille agar dokumen tersebut dapat digunakan dan diakui oleh negara tujuan. Dalam kondisi tertentu, dokumen juga perlu diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah, terutama jika bahasa dokumen tidak sesuai dengan persyaratan negara atau institusi penerima.
Lalu, bagaimana cara apostille dokumen yang sudah diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah? Apakah dokumen asli yang diapostille terlebih dahulu, atau justru hasil terjemahannya?
Jawabannya dapat berbeda tergantung pada persyaratan negara tujuan dan pihak yang akan menerima dokumen. Karena itu, urutan proses perlu diperhatikan agar dokumen tidak mengalami penolakan.
Daftar Isi Panduan:
Apa Itu Apostille?
Apostille adalah bentuk pengesahan yang digunakan untuk memvalidasi asal atau keabsahan tanda tangan, cap, atau stempel pada dokumen publik sehingga dokumen tersebut dapat digunakan di negara lain yang menjadi pihak pada Hague Apostille Convention.
Di Indonesia, layanan apostille untuk dokumen publik dilakukan melalui mekanisme yang ditetapkan oleh pemerintah, termasuk melalui Kementerian Hukum sesuai ketentuan yang berlaku.
Apostille bukan berarti menerjemahkan dokumen atau membuktikan isi dokumen tersebut benar. Fungsinya berkaitan dengan autentikasi formal dokumen agar dapat digunakan dalam konteks lintas negara.
Mengapa Dokumen Perlu Diterjemahkan oleh Penerjemah Tersumpah?
Dokumen yang akan digunakan di luar negeri sering kali harus diserahkan dalam bahasa tertentu. Contohnya adalah:
- Akta kelahiran
- Buku atau akta nikah
- Ijazah
- Transkrip nilai
- Akta cerai
- Surat keterangan
- Dokumen perusahaan
- Dokumen kependudukan
- Dokumen untuk keperluan visa atau imigrasi
Jika dokumen asli menggunakan bahasa Indonesia sementara pihak penerima meminta dokumen berbahasa Inggris atau bahasa lainnya, pemohon mungkin perlu menggunakan jasa penerjemah tersumpah.
Penerjemah tersumpah menerjemahkan dokumen sesuai kompetensi dan ketentuan yang berlaku sehingga hasil terjemahan dapat digunakan untuk kebutuhan administratif tertentu.
Apakah Terjemahan Penerjemah Tersumpah Bisa Langsung Di-Apostille?
Tidak selalu.
Hal ini menjadi bagian yang sangat penting karena tidak semua dokumen terjemahan otomatis dapat langsung diapostille.
Apostille pada dasarnya berkaitan dengan autentikasi tanda tangan, cap, atau stempel pejabat yang berwenang pada dokumen. Oleh karena itu, apabila hasil terjemahan penerjemah tersumpah akan dijadikan dokumen yang diapostille, perlu dipastikan terlebih dahulu apakah tanda tangan penerjemah tersebut termasuk tanda tangan yang dapat diverifikasi dalam proses apostille.
Dalam praktiknya, terdapat beberapa kemungkinan alur:
Dokumen asli → apostille → diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah
atau
Dokumen asli → diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah → hasil terjemahan diproses sesuai persyaratan apostille.
Urutan yang tepat harus mengikuti ketentuan negara tujuan serta pihak atau institusi yang menerima dokumen.
Cara Apostille Dokumen yang Sudah Diterjemahkan
Jika Anda sudah memiliki dokumen yang diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah, beberapa langkah berikut dapat dijadikan panduan awal.
1. Periksa Persyaratan Negara Tujuan
Langkah pertama adalah mengetahui persyaratan dokumen dari negara tujuan.
Jangan langsung mengapostille hasil terjemahan sebelum memastikan dokumen seperti apa yang diminta. Beberapa negara atau institusi dapat meminta dokumen asli beserta terjemahannya, sedangkan pihak lainnya memiliki ketentuan berbeda mengenai bahasa dan bentuk legalisasi.
Periksa persyaratan dari:
- Kedutaan atau konsulat negara tujuan
- Universitas atau sekolah
- Perusahaan
- Kantor imigrasi
- Instansi pemerintah
- Institusi lain yang menerima dokumen
2. Pastikan Jenis Dokumen yang Akan Diapostille
Tentukan apakah yang perlu diapostille adalah dokumen asli, hasil terjemahan, atau keduanya.
Sebagai contoh, seseorang yang akan menggunakan ijazah di luar negeri mungkin diminta menyerahkan ijazah asli yang telah diapostille dan terjemahan tersumpahnya.
Dalam situasi lain, pihak penerima dapat memberikan persyaratan khusus mengenai apostille pada dokumen terjemahan.
3. Pastikan Penerjemah yang Digunakan Memenuhi Persyaratan
Jika dokumen diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah, pastikan identitas dan tanda tangan penerjemah dapat diverifikasi sesuai mekanisme yang berlaku.
Hal ini penting karena apostille membutuhkan proses verifikasi terhadap tanda tangan atau cap yang terdapat pada dokumen.
Jika tanda tangan penerjemah tidak dapat diverifikasi dalam sistem atau mekanisme yang digunakan, dokumen terjemahan tersebut dapat membutuhkan proses tambahan sebelum dapat diajukan.
4. Siapkan Dokumen Pendukung
Persyaratan dapat berbeda berdasarkan jenis dokumen dan tujuan penggunaannya. Secara umum, pemohon perlu menyiapkan dokumen yang akan diajukan serta data identitas atau informasi pendukung yang diminta dalam proses pengajuan.
Pastikan nama, nomor dokumen, tanggal penerbitan, tanda tangan, dan informasi lainnya konsisten antara dokumen asli dan terjemahan.
5. Ajukan Permohonan Apostille
Pengajuan dilakukan melalui mekanisme layanan apostille pemerintah yang berlaku.
Pemohon perlu mengisi informasi dokumen dengan benar dan mengunggah atau menyerahkan dokumen sesuai format yang dipersyaratkan.
Data yang dimasukkan sebaiknya diperiksa kembali sebelum permohonan diajukan. Kesalahan informasi dapat menyebabkan proses menjadi lebih lama atau membutuhkan perbaikan.
6. Tunggu Proses Verifikasi
Setelah permohonan diajukan, dokumen akan melalui proses pemeriksaan atau verifikasi sesuai ketentuan.
Apabila dokumen memenuhi persyaratan, permohonan dapat dilanjutkan ke tahap penerbitan apostille. Jika terdapat masalah, pemohon dapat diminta melakukan perbaikan atau melengkapi persyaratan.
7. Gunakan Dokumen Sesuai Permintaan Negara Tujuan
Setelah apostille selesai, jangan langsung menganggap dokumen sudah pasti dapat diterima oleh semua institusi di luar negeri.
Periksa kembali apakah masih ada persyaratan tambahan, misalnya:
- Terjemahan resmi
- Format tertentu
- Legalisasi tambahan
- Salinan dokumen
- Persyaratan dari kedutaan
- Persyaratan dari institusi penerima
Apostille menyederhanakan proses autentikasi dokumen dalam hubungan antarnegara peserta konvensi, tetapi tidak menggantikan seluruh persyaratan administratif dari pihak penerima.
Lebih Baik Apostille atau Terjemahan Terlebih Dahulu?
Tidak ada satu urutan yang selalu berlaku untuk semua jenis dokumen.
Pilihan 1: Apostille Dokumen Asli Terlebih Dahulu
Alurnya:
Dokumen asli → Apostille → Terjemahan tersumpah
Cara ini dapat digunakan apabila pihak penerima meminta dokumen asli yang sudah diapostille kemudian diterjemahkan.
Keuntungannya adalah apostille ditempatkan pada dokumen yang memang menjadi objek autentikasi.
Pilihan 2: Terjemahan Terlebih Dahulu
Alurnya:
Dokumen asli → Terjemahan tersumpah → Proses apostille sesuai ketentuan
Cara ini dapat berlaku apabila pihak penerima secara khusus meminta apostille pada dokumen terjemahan atau apabila mekanisme autentikasi terhadap tanda tangan penerjemah dapat dilakukan.
Namun, persyaratan harus diperiksa terlebih dahulu agar tidak salah prosedur.
Kesalahan yang Sering Terjadi
Beberapa kesalahan dapat membuat proses apostille dan terjemahan menjadi tidak efisien.
Menganggap Semua Terjemahan Bisa Langsung Diapostille
Tidak semua hasil terjemahan otomatis memenuhi persyaratan untuk apostille. Verifikasi tanda tangan dan ketentuan dokumen perlu diperhatikan.
Tidak Memeriksa Persyaratan Negara Tujuan
Dokumen yang sudah mendapatkan apostille belum tentu memenuhi seluruh persyaratan institusi penerima.
Salah Menentukan Urutan Proses
Melakukan terjemahan dan apostille tanpa mengetahui urutan yang diminta dapat menyebabkan pemohon harus mengulang proses.
Mengabaikan Konsistensi Data
Nama, tanggal lahir, nomor dokumen, dan informasi penting lainnya sebaiknya konsisten antara dokumen asli, terjemahan, dan dokumen pendukung.
Contoh Dokumen yang Sering Membutuhkan Apostille dan Terjemahan
Beberapa dokumen yang sering digunakan untuk kebutuhan internasional antara lain:
- Ijazah dan transkrip nilai untuk pendidikan luar negeri.
- Akta kelahiran untuk kebutuhan keluarga atau imigrasi.
- Buku atau akta nikah untuk pernikahan dan administrasi keluarga internasional.
- Akta cerai untuk kebutuhan status perkawinan.
- Dokumen perusahaan untuk kepentingan bisnis internasional.
- Surat kuasa dan dokumen hukum tertentu untuk kebutuhan administratif di negara lain.
Setiap dokumen dapat memiliki prosedur dan persyaratan yang berbeda.
Tips Agar Proses Apostille Lebih Lancar
Agar tidak perlu mengulang proses, lakukan beberapa langkah berikut:
- Tentukan negara tujuan sebelum memproses dokumen.
- Tanyakan persyaratan langsung kepada institusi penerima.
- Pastikan dokumen asli dalam kondisi lengkap dan dapat diverifikasi.
- Gunakan penerjemah tersumpah jika terjemahan resmi dipersyaratkan.
- Pastikan tanda tangan penerjemah memenuhi ketentuan yang berlaku apabila hasil terjemahan akan diajukan untuk apostille.
- Periksa kembali nama dan data pribadi pada semua dokumen.
- Simpan salinan dokumen asli, terjemahan, dan apostille.
- Jangan mengasumsikan bahwa semua dokumen memiliki prosedur yang sama.
Cara apostille dokumen yang sudah diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah bergantung pada jenis dokumen, mekanisme autentikasi yang berlaku, negara tujuan, serta persyaratan institusi penerima.
Dalam banyak situasi, dokumen asli dapat diproses untuk apostille terlebih dahulu kemudian diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah. Namun, terdapat kondisi tertentu ketika hasil terjemahan perlu diproses berdasarkan ketentuan khusus.
Karena itu, sebelum mengajukan apostille, penting untuk memastikan dokumen mana yang harus diapostille dan kapan proses penerjemahan dilakukan. Kesalahan menentukan urutan dapat menyebabkan proses administrasi menjadi lebih panjang dan menambah biaya.
Jika Anda membutuhkan apostille dan terjemahan tersumpah untuk keperluan kuliah, kerja, visa, pernikahan, imigrasi, atau kebutuhan lainnya, pemeriksaan persyaratan sejak awal dapat membantu memastikan dokumen diproses sesuai tujuan penggunaannya.
Artikel terkait :
- Apostille Dokumen Terjemahan Tersumpah
- Apakah Terjemahan Tersumpah Harus Di-Apostille
- Apostille Terjemahan Tersumpah untuk Dokumen Luar Negeri
- Urutan Apostille dan Terjemahan Tersumpah
- Syarat Apostille Dokumen Terjemahan Tersumpah di Indonesia
- Apostille Akta Kelahiran dan Terjemahan Tersumpah
- Apostille Buku Nikah dan Terjemahan Tersumpah
- Apostille Ijazah dan Terjemahan Tersumpah
- Biaya Apostille dan Terjemahan Tersumpah
- Jasa Apostille dan Terjemahan Tersumpah
