Apostille Terjemahan Tersumpah untuk Dokumen Luar Negeri

Terakhir diperbarui: September 11, 2026

Menggunakan dokumen Indonesia di luar negeri sering kali membutuhkan beberapa tahapan administrasi, salah satunya adalah apostille dan terjemahan tersumpah. Kedua proses tersebut memiliki fungsi yang berbeda, sehingga penting untuk memahami kapan dokumen harus diterjemahkan dan kapan apostille perlu dilakukan.

Dokumen seperti ijazah, akta kelahiran, buku nikah, akta perkawinan, surat kuasa, dokumen perusahaan, hingga dokumen kependudukan dapat diminta dalam bahasa tertentu oleh negara atau instansi tujuan. Karena itu, persiapan dokumen tidak hanya berkaitan dengan pengesahan, tetapi juga kesesuaian bahasa dan format dokumen.

Daftar Isi Panduan:

Apa Itu Apostille?

Apostille adalah bentuk pengesahan yang digunakan untuk memvalidasi asal atau keabsahan formal suatu dokumen publik agar dapat digunakan di negara lain yang menjadi pihak pada Konvensi Apostille.

Apostille pada dasarnya membantu mengesahkan aspek formal dokumen, seperti keaslian tanda tangan, kapasitas pejabat yang menandatangani, serta keaslian cap atau segel tertentu sesuai mekanisme yang berlaku.

Di Indonesia, layanan apostille berkaitan dengan Kementerian Hukum Republik Indonesia. Namun, dokumen yang dapat memperoleh apostille dan persyaratannya perlu disesuaikan dengan jenis dokumen serta ketentuan yang berlaku.

Apa Itu Terjemahan Tersumpah?

Terjemahan tersumpah adalah terjemahan dokumen yang dibuat oleh penerjemah tersumpah sesuai kewenangan dan ketentuan yang berlaku.

Terjemahan ini sering dibutuhkan ketika dokumen berbahasa Indonesia akan diserahkan kepada instansi asing yang tidak menerima dokumen dalam bahasa Indonesia.

Contoh dokumen yang mungkin membutuhkan terjemahan antara lain:

Ijazah dan transkrip nilai
Akta kelahiran
Buku nikah atau akta perkawinan
Akta cerai
SKCK
Dokumen perusahaan
Surat kuasa
Dokumen kependudukan
Dokumen pendidikan dan pekerjaan

Perlu dipahami bahwa terjemahan tersumpah dan apostille bukanlah proses yang sama. Terjemahan berkaitan dengan bahasa dan isi dokumen, sedangkan apostille berkaitan dengan pengesahan formal dokumen untuk digunakan di negara tujuan.

Apakah Terjemahan Tersumpah Bisa Di-Apostille?

Jawabannya bergantung pada dokumen yang akan digunakan, negara tujuan, dan persyaratan instansi penerima.

Dalam praktiknya, terdapat beberapa kemungkinan alur. Dokumen asli dapat terlebih dahulu diproses untuk apostille kemudian diterjemahkan, atau terjemahan tertentu dapat menjadi bagian dari dokumen yang perlu mendapatkan pengesahan.

Karena itu, tidak tepat menganggap bahwa semua dokumen harus selalu mengikuti satu urutan yang sama.

Sebelum memulai proses, sebaiknya periksa terlebih dahulu persyaratan dari:

Instansi yang menerima dokumen di negara tujuan.
Kedutaan atau perwakilan negara tujuan jika diperlukan.
Otoritas yang menangani apostille di Indonesia.
Persyaratan bahasa dokumen.
Ketentuan mengenai penerjemah tersumpah.

Apostille Dulu atau Terjemahan Dulu?

Pertanyaan ini sering muncul ketika seseorang akan menggunakan dokumen Indonesia di luar negeri.

Secara umum, urutan apostille dan terjemahan tidak boleh ditentukan hanya berdasarkan kebiasaan, karena persyaratan dapat berbeda menurut negara tujuan dan instansi penerima.

Misalnya, sebuah universitas mungkin meminta ijazah asli yang telah mendapatkan apostille beserta terjemahan tersumpah. Dalam kondisi tersebut, dokumen asli dan hasil terjemahan harus disiapkan sesuai format yang diminta universitas.

Di sisi lain, instansi tertentu dapat memiliki persyaratan khusus mengenai terjemahan yang harus dilegalisasi atau diterbitkan oleh penerjemah tertentu.

Dengan demikian, langkah yang paling aman adalah mengetahui persyaratan akhir terlebih dahulu sebelum menentukan urutan pengerjaan.

Mengapa Terjemahan Tersumpah Dibutuhkan?

Terjemahan tersumpah dapat membantu memastikan bahwa isi dokumen dapat dipahami dan diterima oleh pihak asing sesuai persyaratan administratif mereka.

Terjemahan juga perlu menjaga informasi penting yang terdapat pada dokumen, seperti:

Nama lengkap
Nomor dokumen
Tanggal penerbitan
Tempat dan tanggal lahir
Nama lembaga penerbit
Jabatan pejabat
Nomor registrasi
Keterangan resmi lainnya

Kesalahan menerjemahkan informasi penting dapat menyebabkan dokumen perlu diperbaiki atau bahkan tidak diterima oleh instansi tujuan.

Jenis Dokumen yang Sering Membutuhkan Apostille dan Terjemahan

1. Ijazah

Ijazah dan dokumen akademik sering digunakan untuk melanjutkan pendidikan atau keperluan pekerjaan di luar negeri. Negara atau institusi tujuan dapat meminta dokumen akademik dalam bahasa tertentu.

2. Buku Nikah

Buku nikah atau dokumen perkawinan dapat dibutuhkan untuk pengurusan visa keluarga, izin tinggal, pendaftaran perkawinan, atau administrasi keluarga di luar negeri.

Dalam kondisi tertentu, dokumen tersebut dapat diminta dalam bentuk asli, apostille, dan terjemahan.

3. Akta Kelahiran

Akta kelahiran dapat digunakan untuk berbagai keperluan internasional, seperti pengurusan keluarga, pendidikan, imigrasi, atau administrasi kewarganegaraan.

4. Akta Cerai

Bagi seseorang yang pernah menikah dan membutuhkan bukti status perkawinan di luar negeri, akta cerai dapat menjadi dokumen penting.

5. Dokumen Perusahaan

Dokumen perusahaan seperti akta, surat keterangan, atau dokumen legal bisnis juga dapat memerlukan pengesahan dan terjemahan ketika digunakan untuk kepentingan bisnis internasional.

Hal yang Harus Diperhatikan Sebelum Mengurus Apostille

Sebelum mengajukan apostille, pastikan dokumen dalam kondisi sesuai dengan persyaratan. Periksa nama, nomor dokumen, tanggal, tanda tangan, cap, serta identitas pejabat yang tercantum.

Selain itu, pastikan negara tujuan memang menggunakan mekanisme apostille untuk dokumen dari Indonesia. Jika negara tujuan tidak menggunakan apostille atau memiliki mekanisme pengesahan lain, prosedurnya dapat berbeda.

Hal lain yang perlu diperiksa adalah masa berlaku dokumen. Tidak semua dokumen memiliki masa berlaku yang sama dan beberapa instansi tujuan dapat menetapkan batas waktu penerbitan dokumen.

Kesalahan yang Sering Terjadi

Beberapa kesalahan dapat membuat proses dokumen menjadi lebih lama, antara lain:

Tidak mengecek persyaratan negara tujuan.
Salah menentukan dokumen yang harus diterjemahkan.
Menggunakan terjemahan yang tidak sesuai ketentuan instansi penerima.
Menganggap semua dokumen memiliki prosedur apostille yang sama.
Tidak memeriksa kesesuaian nama dan data pada dokumen.
Melakukan apostille tanpa mengetahui format dokumen yang diminta pihak penerima.
Tidak memastikan apakah negara tujuan menerima apostille.

Karena persyaratan dapat berbeda, pemeriksaan dokumen sejak awal sangat penting.

Tips Mempersiapkan Dokumen untuk Digunakan di Luar Negeri

Agar proses lebih terarah, Anda dapat mengikuti beberapa langkah berikut:

Pertama, tentukan negara tujuan dan instansi yang akan menerima dokumen.

Kedua, minta informasi mengenai persyaratan dokumen, termasuk bahasa yang digunakan.

Ketiga, periksa apakah dokumen memerlukan apostille.

Keempat, pastikan kebutuhan terjemahan tersumpah.

Kelima, cocokkan seluruh data antara dokumen asli dan hasil terjemahan.

Keenam, simpan dokumen asli, hasil terjemahan, serta dokumen apostille dengan baik.

Dengan persiapan tersebut, risiko pengulangan proses karena format atau persyaratan yang tidak sesuai dapat dikurangi.

Menggunakan Jasa Apostille dan Terjemahan Tersumpah

Mengurus dokumen internasional secara mandiri dapat menjadi cukup rumit apabila terdapat beberapa dokumen dengan persyaratan berbeda.

Jasa apostille dan terjemahan tersumpah dapat membantu dalam proses persiapan, pemeriksaan kelengkapan, penerjemahan, serta pengurusan dokumen sesuai kebutuhan. Namun, pengguna jasa tetap perlu memastikan bahwa hasil akhir memenuhi persyaratan instansi yang akan menerima dokumen.

Terutama untuk dokumen yang akan digunakan untuk kuliah, bekerja, menikah, visa, imigrasi, bisnis, atau keperluan hukum di luar negeri, pemeriksaan persyaratan negara tujuan sebaiknya dilakukan sebelum proses dimulai.

Apostille dan terjemahan tersumpah memiliki fungsi yang berbeda tetapi dapat sama-sama diperlukan ketika dokumen Indonesia digunakan di luar negeri. Apostille berkaitan dengan pengesahan formal dokumen, sedangkan terjemahan tersumpah berkaitan dengan penyajian isi dokumen dalam bahasa yang dipersyaratkan.

Tidak ada satu urutan yang selalu berlaku untuk semua dokumen. Apakah apostille dilakukan sebelum atau sesudah terjemahan perlu disesuaikan dengan jenis dokumen, negara tujuan, serta persyaratan instansi penerima.

Dengan memahami persyaratan sejak awal, proses apostille dan terjemahan tersumpah dapat dipersiapkan secara lebih tepat dan mengurangi risiko dokumen harus diproses ulang.