Apostille Ijazah dan Terjemahan Tersumpah Panduan Lengkap

Terakhir diperbarui: September 11, 2026

Apostille ijazah dan terjemahan tersumpah untuk kebutuhan luar negeri. Simak syarat, proses, biaya, dan panduan lengkap legalisasi dokumen.

Ijazah merupakan salah satu dokumen penting yang sering dibutuhkan ketika seseorang ingin melanjutkan pendidikan, bekerja, atau mengurus keperluan administratif di luar negeri. Namun, ijazah yang diterbitkan di Indonesia belum tentu langsung dapat diterima oleh institusi atau otoritas negara tujuan. Dalam kondisi tertentu, dokumen tersebut perlu melalui proses apostille dan mungkin juga membutuhkan terjemahan tersumpah.

Apostille ijazah dan terjemahan tersumpah memiliki fungsi yang berbeda. Apostille berkaitan dengan pengesahan tanda tangan, cap, atau stempel pada dokumen agar dapat digunakan di negara lain yang menjadi pihak Konvensi Apostille. Sementara itu, terjemahan tersumpah bertujuan menerjemahkan isi dokumen ke bahasa yang dipersyaratkan oleh negara atau institusi penerima.

Memahami perbedaan dan urutan proses keduanya penting agar dokumen pendidikan dapat dipersiapkan dengan tepat.

Daftar Isi Panduan:

Apa Itu Apostille Ijazah?

Apostille ijazah adalah proses pemberian sertifikat apostille pada dokumen pendidikan yang akan digunakan di negara lain yang mengakui sistem Apostille.

Apostille pada dasarnya digunakan untuk mempermudah pengakuan formalitas dokumen publik antarnegara. Dengan adanya apostille, proses legalisasi berantai yang sebelumnya mungkin diperlukan dapat disederhanakan sesuai ketentuan yang berlaku.

Untuk ijazah, dokumen biasanya perlu memenuhi persyaratan administratif tertentu sebelum dapat diajukan untuk apostille. Keaslian dokumen, tanda tangan pejabat yang berwenang, serta persyaratan dari instansi penerima perlu diperhatikan.

Apa Itu Terjemahan Tersumpah?

Terjemahan tersumpah adalah hasil penerjemahan dokumen yang dilakukan oleh penerjemah tersumpah sesuai ketentuan yang berlaku.

Terjemahan ini diperlukan ketika bahasa yang digunakan pada ijazah tidak sesuai dengan bahasa yang diminta oleh universitas, perusahaan, lembaga pemerintah, atau otoritas di negara tujuan.

Contohnya, seseorang yang memiliki ijazah berbahasa Indonesia dan hendak menggunakannya untuk pendaftaran universitas di luar negeri dapat diminta menyediakan versi terjemahan dalam bahasa Inggris atau bahasa tertentu sesuai persyaratan institusi.

Terjemahan tersumpah dapat mencakup berbagai informasi dalam ijazah, seperti:

Nama pemegang ijazah
Nama institusi pendidikan
Program studi
Gelar akademik
Nomor ijazah
Tanggal penerbitan
Nilai atau keterangan akademik
Tanda tangan dan keterangan lain yang terdapat dalam dokumen

Perbedaan Apostille Ijazah dan Terjemahan Tersumpah

Meskipun sering digunakan secara bersamaan, apostille dan terjemahan tersumpah merupakan dua proses yang berbeda.

Apostille Ijazah	Terjemahan Tersumpah
Berkaitan dengan autentikasi formal dokumen	Berkaitan dengan penerjemahan isi dokumen
Digunakan untuk kebutuhan lintas negara	Digunakan ketika bahasa dokumen perlu disesuaikan
Diberikan dalam bentuk sertifikat apostille	Dihasilkan dalam bentuk dokumen terjemahan
Bergantung pada ketentuan negara tujuan	Bergantung pada bahasa dan persyaratan penerima
Tidak menerjemahkan isi ijazah	Tidak menggantikan fungsi apostille

Dengan demikian, memiliki terjemahan tersumpah tidak otomatis berarti ijazah sudah diapostille. Sebaliknya, dokumen yang sudah mendapatkan apostille belum tentu memenuhi persyaratan bahasa dari institusi di negara tujuan.

Apakah Ijazah Harus Diterjemahkan Sebelum Apostille?

Pertanyaan ini sering muncul ketika seseorang mempersiapkan dokumen untuk keperluan luar negeri. Tidak ada satu urutan yang berlaku untuk semua kasus.

Urutan apostille dan terjemahan dapat bergantung pada:

Negara tujuan.
Institusi yang menerima dokumen.
Jenis ijazah atau dokumen pendidikan.
Bahasa yang diwajibkan.
Ketentuan otoritas yang memproses dokumen.
Apakah apostille diminta pada dokumen asli atau hasil terjemahan.

Dalam beberapa kasus, pemohon dapat diminta mengurus apostille pada dokumen asli terlebih dahulu, kemudian melakukan terjemahan tersumpah. Namun, terdapat pula kondisi ketika persyaratan penerima menentukan bentuk atau bahasa dokumen tertentu.

Karena itu, sebelum memproses dokumen, sebaiknya periksa persyaratan dari pihak yang akan menerima ijazah tersebut.

Dokumen Pendidikan yang Dapat Membutuhkan Apostille

Selain ijazah, beberapa dokumen pendidikan lain juga dapat diminta untuk dipersiapkan untuk penggunaan di luar negeri, tergantung kebutuhan dan ketentuan negara tujuan.

Contohnya:

Ijazah pendidikan tinggi
Ijazah sekolah
Transkrip nilai
Sertifikat pendidikan
Surat keterangan akademik
Surat keterangan lulus
Dokumen pendukung pendidikan lainnya

Tidak semua dokumen harus diapostille. Kebutuhan tersebut harus disesuaikan dengan persyaratan pihak penerima.

Syarat Apostille Ijazah

Persyaratan dapat berbeda berdasarkan jenis dokumen dan ketentuan yang berlaku. Secara umum, pemohon perlu mempersiapkan dokumen yang akan digunakan serta informasi mengenai tujuan penggunaannya.

Beberapa hal yang perlu diperiksa antara lain:

1. Dokumen Asli

Pastikan ijazah yang akan diproses merupakan dokumen yang sah dan dapat diverifikasi.

2. Keabsahan Tanda Tangan atau Pejabat

Informasi mengenai tanda tangan, cap, atau pejabat yang menerbitkan dokumen perlu sesuai dengan persyaratan autentikasi.

3. Data Pemohon

Siapkan identitas dan data yang diperlukan untuk pengajuan.

4. Persyaratan Negara Tujuan

Pastikan negara tujuan menerima dokumen melalui mekanisme apostille dan periksa persyaratan tambahan dari institusi penerima.

5. Terjemahan Jika Diperlukan

Jika institusi tujuan meminta dokumen dalam bahasa tertentu, siapkan terjemahan sesuai ketentuan mereka.

Proses Apostille Ijazah dan Terjemahan Tersumpah

Secara umum, proses dapat digambarkan dalam beberapa tahap berikut:

1. Tentukan tujuan penggunaan dokumen

Ketahui apakah ijazah digunakan untuk kuliah, bekerja, visa, pengakuan kualifikasi, atau keperluan lainnya.

2. Periksa persyaratan negara tujuan

Cari tahu apakah negara tersebut menggunakan sistem apostille dan apakah institusi penerima memiliki persyaratan khusus.

3. Verifikasi dokumen

Pastikan ijazah dan dokumen pendukung memenuhi ketentuan untuk diproses.

4. Tentukan kebutuhan terjemahan

Jika bahasa dokumen tidak sesuai dengan bahasa yang dipersyaratkan, gunakan jasa penerjemah tersumpah yang sesuai.

5. Ajukan apostille

Dokumen diproses melalui mekanisme resmi yang berlaku di Indonesia.

6. Periksa hasil dokumen

Setelah proses selesai, periksa kembali nama, nomor dokumen, tanggal, serta informasi lain agar tidak terjadi kesalahan.

7. Serahkan kepada institusi tujuan

Dokumen yang telah memenuhi persyaratan dapat digunakan sesuai tujuan, misalnya untuk pendaftaran universitas atau kebutuhan pekerjaan di luar negeri.

Kesalahan yang Perlu Dihindari

Mengurus dokumen internasional membutuhkan ketelitian. Beberapa kesalahan dapat menyebabkan dokumen harus diproses ulang.

Salah Menentukan Urutan Proses

Jangan langsung menerjemahkan atau mengurus apostille tanpa mengetahui persyaratan penerima.

Tidak Memeriksa Negara Tujuan

Apostille berlaku berdasarkan kerangka kerja negara-negara yang menjadi pihak terkait. Pastikan mekanisme yang digunakan sesuai dengan negara tujuan.

Menggunakan Terjemahan yang Tidak Sesuai

Beberapa institusi memiliki persyaratan khusus mengenai penerjemah atau format terjemahan.

Data Tidak Konsisten

Periksa ejaan nama, tanggal lahir, nomor dokumen, nama institusi, dan informasi lainnya. Perbedaan data dapat menimbulkan masalah ketika dokumen diverifikasi.

Mengabaikan Persyaratan Institusi

Persyaratan universitas, perusahaan, kedutaan, atau lembaga pemerintah dapat berbeda. Dokumen yang diterima oleh satu institusi belum tentu otomatis memenuhi persyaratan institusi lain.

Apostille Ijazah untuk Kuliah di Luar Negeri

Salah satu penggunaan apostille ijazah yang cukup umum adalah untuk keperluan pendidikan internasional.

Mahasiswa yang ingin melanjutkan studi di luar negeri mungkin diminta memberikan:

Ijazah terakhir
Transkrip nilai
Terjemahan dokumen
Apostille atau autentikasi dokumen
Dokumen identitas
Dokumen pendukung lainnya

Namun, persyaratan setiap universitas berbeda. Ada institusi yang menerima dokumen secara digital, ada yang meminta salinan tersertifikasi, dan ada yang memiliki ketentuan khusus mengenai apostille.

Karena itu, selalu jadikan persyaratan universitas tujuan sebagai acuan utama.

Apostille Ijazah untuk Bekerja di Luar Negeri

Ijazah dan transkrip nilai juga dapat dibutuhkan ketika seseorang melamar pekerjaan di perusahaan asing atau mengurus pengakuan kualifikasi profesional.

Dalam kondisi tersebut, pihak penerima mungkin perlu memastikan bahwa dokumen pendidikan yang diberikan benar-benar berasal dari institusi yang sah.

Apostille dapat membantu memenuhi kebutuhan autentikasi formal dokumen apabila mekanisme tersebut memang diminta dan berlaku untuk tujuan tersebut.

Berapa Lama Proses Apostille Ijazah?

Waktu pemrosesan dapat berbeda tergantung jenis dokumen, kelengkapan persyaratan, proses verifikasi, serta antrean pada layanan yang digunakan.

Terjemahan tersumpah juga memiliki waktu pengerjaan tersendiri yang dapat dipengaruhi oleh jumlah halaman, tingkat kesulitan bahasa, dan kebutuhan pemohon.

Oleh sebab itu, sebaiknya jangan menunggu sampai mendekati batas akhir pendaftaran. Persiapkan dokumen lebih awal agar masih tersedia waktu untuk melakukan perbaikan jika terdapat kekurangan.

Mengapa Menggunakan Jasa Apostille dan Terjemahan Tersumpah?

Bagi pemohon yang belum memahami prosedur dokumen internasional, proses apostille dan terjemahan dapat terasa cukup rumit.

Menggunakan jasa profesional dapat membantu dalam:

Memeriksa kelengkapan dokumen.
Mengidentifikasi kebutuhan apostille.
Membantu persiapan dokumen.
Mengatur proses terjemahan tersumpah.
Mengurangi risiko kesalahan administratif.
Memberikan informasi mengenai tahapan pengurusan.

Namun, pemohon tetap perlu memastikan bahwa penyedia jasa memiliki informasi yang jelas mengenai layanan, biaya, dokumen yang diperlukan, serta estimasi proses.

Tips Sebelum Mengurus Apostille Ijazah

Agar proses lebih lancar, lakukan beberapa langkah berikut:

Tentukan negara tujuan.
Tentukan institusi penerima dokumen.
Minta daftar persyaratan tertulis.
Pastikan ijazah dan transkrip dalam kondisi baik.
Periksa kesesuaian data pribadi.
Tentukan apakah membutuhkan terjemahan tersumpah.
Pastikan urutan apostille dan terjemahan sesuai persyaratan penerima.
Siapkan dokumen lebih awal.
Simpan salinan seluruh dokumen.
Jangan hanya mengandalkan informasi umum karena persyaratan dapat berbeda berdasarkan tujuan penggunaan.

Apostille ijazah dan terjemahan tersumpah merupakan dua kebutuhan yang dapat muncul ketika dokumen pendidikan Indonesia akan digunakan di luar negeri. Apostille berfungsi dalam proses autentikasi formal dokumen, sedangkan terjemahan tersumpah memastikan isi dokumen tersedia dalam bahasa yang dipersyaratkan.

Keduanya tidak selalu wajib dilakukan bersamaan. Kebutuhan dan urutannya bergantung pada negara tujuan, institusi penerima, jenis dokumen, serta tujuan penggunaan.

Dengan memeriksa persyaratan sejak awal dan mempersiapkan dokumen secara tepat, risiko penolakan atau pengurusan ulang dapat diminimalkan. Jika Anda membutuhkan bantuan untuk apostille ijazah dan terjemahan tersumpah, pastikan proses dilakukan berdasarkan persyaratan resmi dan kebutuhan negara tujuan.