Syarat Apostille Dokumen Terjemahan Tersumpah di Indonesia

Terakhir diperbarui: September 11, 2026

Apostille menjadi salah satu proses penting ketika dokumen Indonesia akan digunakan secara resmi di negara lain yang merupakan pihak pada Konvensi Apostille. Salah satu pertanyaan yang sering muncul adalah apakah dokumen terjemahan tersumpah juga dapat diajukan untuk apostille dan apa saja persyaratannya.

Pada praktiknya, kebutuhan apostille untuk dokumen terjemahan tersumpah perlu diperhatikan sejak awal karena jenis dokumen, pihak yang menerjemahkan, serta bentuk dokumen yang akan digunakan di negara tujuan dapat memengaruhi proses pengajuan.

Daftar Isi Panduan:

Apa Itu Apostille Dokumen Terjemahan Tersumpah?

Apostille adalah sertifikasi yang digunakan untuk mengesahkan asal-usul tanda tangan, kapasitas penandatangan, serta identitas cap atau stempel pada dokumen publik sehingga dokumen tersebut dapat digunakan di negara lain yang terikat Konvensi Apostille.

Sementara itu, terjemahan tersumpah merupakan hasil penerjemahan dokumen oleh penerjemah tersumpah yang memiliki kewenangan sesuai ketentuan yang berlaku.

Dalam kebutuhan tertentu, negara atau institusi tujuan dapat meminta dokumen asli beserta terjemahan tersumpahnya. Karena itu, pemohon perlu memastikan apakah yang harus diapostille adalah dokumen asli, dokumen terjemahannya, atau keduanya.

Apakah Terjemahan Tersumpah Bisa Di-Apostille?

Terjemahan tersumpah dapat menjadi bagian dari proses apostille apabila memenuhi ketentuan yang berlaku untuk dokumen yang diajukan. Namun, tidak semua terjemahan otomatis dapat langsung memperoleh apostille.

Hal penting yang perlu diperhatikan adalah dokumen atau tanda tangan yang menjadi objek pengesahan. Apostille bukan sekadar pengesahan isi atau kebenaran materi dokumen, melainkan mengesahkan aspek formal tertentu dari dokumen atau pejabat yang menandatanganinya.

Oleh sebab itu, sebelum mengajukan permohonan, pemohon sebaiknya memastikan format dokumen dan terjemahan sudah sesuai dengan persyaratan negara tujuan.

Syarat Apostille Dokumen Terjemahan Tersumpah

Beberapa persyaratan yang umumnya perlu dipersiapkan antara lain:

1. Dokumen yang Akan Digunakan di Luar Negeri

Siapkan dokumen yang akan digunakan untuk keperluan seperti:

Pendidikan di luar negeri
Pekerjaan
Pernikahan internasional
Pengajuan visa atau izin tinggal
Keperluan bisnis
Administrasi keluarga
Keperluan hukum atau administratif lainnya

Jenis dokumen dapat berbeda-beda sesuai kebutuhan pemohon.

2. Terjemahan Tersumpah

Jika negara tujuan meminta versi bahasa asing, dokumen perlu diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah sesuai kebutuhan.

Bahasa terjemahan harus mengikuti persyaratan negara atau lembaga yang menerima dokumen. Jangan langsung menerjemahkan dokumen sebelum mengetahui apakah negara tujuan mengharuskan terjemahan dilakukan di Indonesia atau justru di negara tujuan.

3. Identitas Pemohon

Pemohon biasanya perlu menyiapkan identitas yang diperlukan dalam proses pengajuan. Pastikan data pada identitas konsisten dengan data pada dokumen yang diajukan.

4. Dokumen Pendukung

Dokumen pendukung dapat diperlukan bergantung pada jenis dokumen dan mekanisme pengajuan. Karena persyaratan dapat berbeda berdasarkan kondisi dokumen, pemohon sebaiknya memeriksa ketentuan terbaru sebelum mengajukan permohonan.

5. Dokumen dalam Kondisi Baik

Pastikan dokumen dapat dibaca dengan jelas dan tidak mengalami kerusakan yang dapat mengganggu proses verifikasi.

Data seperti nama, tanggal lahir, nomor dokumen, tanda tangan, cap, dan informasi lainnya juga perlu diperiksa agar tidak terdapat kesalahan.

Apostille Dokumen Asli atau Terjemahannya?

Ini merupakan salah satu bagian yang paling sering membingungkan pemohon.

Jawabannya tidak selalu sama untuk setiap kasus. Persyaratan dapat bergantung pada negara tujuan dan lembaga yang akan menerima dokumen.

Sebagai contoh, suatu institusi mungkin meminta:

Dokumen asli → Apostille → Terjemahan tersumpah

Sementara kebutuhan lainnya dapat mengharuskan:

Dokumen asli → Terjemahan tersumpah → Apostille

Ada pula kondisi ketika dokumen asli dan terjemahannya sama-sama harus memenuhi persyaratan legalisasi atau apostille tertentu.

Karena itu, jangan menentukan urutan hanya berdasarkan kebiasaan. Persyaratan dari negara dan institusi penerima harus menjadi acuan utama.

Cara Mengurus Apostille Dokumen Terjemahan Tersumpah

Secara umum, proses dapat dimulai dengan beberapa tahap berikut:

1. Tentukan Negara Tujuan

Pastikan negara tempat dokumen akan digunakan termasuk negara yang menerima apostille berdasarkan Konvensi Apostille.

2. Periksa Persyaratan Institusi Penerima

Cari tahu apakah pihak penerima meminta dokumen asli, salinan, terjemahan tersumpah, apostille, atau kombinasi dari beberapa dokumen tersebut.

3. Siapkan Dokumen

Periksa dokumen asli dan siapkan terjemahan tersumpah apabila memang diperlukan.

4. Ajukan Permohonan Apostille

Pengajuan dilakukan melalui mekanisme resmi yang berlaku di Indonesia. Informasi persyaratan dan prosedur perlu diperiksa kembali karena ketentuan administratif dapat berubah.

5. Verifikasi Dokumen

Dokumen akan melalui proses pemeriksaan sesuai mekanisme yang ditetapkan. Pastikan informasi pada dokumen dapat diverifikasi.

6. Gunakan Dokumen di Negara Tujuan

Setelah persyaratan apostille terpenuhi, dokumen dapat digunakan sesuai kebutuhan di negara tujuan, dengan tetap mengikuti persyaratan tambahan dari lembaga penerima.

Kesalahan yang Sering Terjadi

Ada beberapa kesalahan yang sebaiknya dihindari ketika mengurus apostille dokumen terjemahan tersumpah.

Pertama, salah menentukan urutan proses. Pemohon menerjemahkan atau mengapostille dokumen tanpa terlebih dahulu memastikan persyaratan dari negara tujuan.

Kedua, menggunakan terjemahan yang tidak sesuai. Tidak semua terjemahan dapat dianggap sebagai terjemahan tersumpah atau diterima oleh institusi luar negeri.

Ketiga, terdapat perbedaan data. Kesalahan ejaan nama, nomor dokumen, tanggal, atau informasi lainnya dapat menimbulkan masalah saat verifikasi.

Keempat, tidak memeriksa negara tujuan. Apostille memiliki cakupan penggunaan tertentu sehingga pemohon harus memastikan mekanisme tersebut sesuai dengan negara penerima.

Tips Agar Proses Apostille Lebih Lancar

Sebelum mengajukan apostille, lakukan pemeriksaan berikut:

Pastikan negara tujuan menerima apostille.
Tanyakan persyaratan langsung kepada institusi penerima.
Pastikan dokumen yang digunakan adalah versi yang benar.
Gunakan penerjemah tersumpah jika memang diwajibkan.
Periksa kesesuaian nama dan data pada dokumen.
Tentukan dengan jelas apakah dokumen asli, terjemahan, atau keduanya perlu diproses.
Gunakan informasi prosedur resmi dan terbaru.

Syarat apostille dokumen terjemahan tersumpah di Indonesia pada dasarnya berkaitan dengan jenis dokumen, bentuk terjemahan, keabsahan tanda tangan atau dokumen yang akan diajukan, serta ketentuan negara tujuan.

Hal yang paling penting adalah tidak menganggap bahwa setiap dokumen terjemahan tersumpah otomatis dapat langsung diapostille. Urutan antara penerjemahan dan apostille juga dapat berbeda sesuai persyaratan negara atau lembaga penerima.

Dengan memeriksa persyaratan sejak awal, menyiapkan dokumen secara tepat, dan memastikan terjemahan dilakukan sesuai ketentuan, risiko dokumen harus diproses ulang dapat diminimalkan.