Apostille Akta Pendirian Perusahaan dari Notaris

Terakhir diperbarui: September 9, 2026

Apostille akta pendirian perusahaan dari notaris diperlukan ketika dokumen perusahaan Indonesia akan digunakan untuk keperluan resmi di luar negeri, terutama di negara yang menerima sistem apostille. Dokumen ini sering dibutuhkan untuk berbagai kepentingan bisnis, seperti pendirian cabang perusahaan, kerja sama internasional, pembukaan rekening perusahaan, investasi, atau proses administrasi dengan pihak asing.

Namun, akta pendirian perusahaan yang dibuat oleh notaris tidak selalu dapat langsung diajukan untuk apostille. Dokumen perlu memenuhi persyaratan autentikasi dan verifikasi sesuai ketentuan yang berlaku.

Daftar Isi Panduan:

Apa Itu Apostille Akta Pendirian Perusahaan?

Apostille merupakan sertifikat yang digunakan untuk mengesahkan aspek tertentu dari sebuah dokumen publik agar dapat digunakan di negara lain yang menerapkan Konvensi Apostille.

Dalam konteks perusahaan, dokumen yang dapat berkaitan dengan proses apostille antara lain:

Akta pendirian perusahaan.
Akta perubahan anggaran dasar.
Akta perubahan susunan pengurus.
Akta perubahan pemegang saham.
Surat kuasa yang dibuat oleh notaris.
Dokumen perusahaan lainnya yang memenuhi persyaratan.

Untuk akta pendirian perusahaan dari notaris, prosesnya berkaitan dengan autentikasi tanda tangan, cap, atau kewenangan pejabat yang tercantum dalam dokumen.

Mengapa Akta Pendirian Perusahaan Perlu Di-Apostille?

Akta pendirian perusahaan merupakan salah satu dokumen penting yang menunjukkan informasi mengenai keberadaan dan struktur suatu badan usaha.

Ketika dokumen tersebut akan digunakan di luar negeri, pihak penerima dapat meminta dokumen yang telah melalui proses pengesahan agar keasliannya dapat diverifikasi.

Apostille dapat digunakan untuk kebutuhan seperti:

Pendirian perusahaan atau cabang di luar negeri.
Kerja sama bisnis dengan perusahaan asing.
Keperluan investasi internasional.
Pembukaan rekening perusahaan di luar negeri.
Pengurusan legalitas perusahaan di negara tujuan.
Pendaftaran badan usaha pada institusi tertentu.
Pengajuan dokumen kepada lembaga pemerintah atau swasta di luar negeri.

Kebutuhan tersebut tetap bergantung pada negara tujuan dan lembaga yang menerima dokumen.

Syarat Apostille Akta Pendirian Perusahaan dari Notaris

Persyaratan dapat berbeda berdasarkan jenis dokumen dan kebutuhan negara tujuan. Secara umum, beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah:

1. Akta pendirian perusahaan

Siapkan akta pendirian yang diterbitkan oleh notaris. Pastikan dokumen memiliki informasi yang jelas dan dapat diverifikasi.

2. Tanda tangan dan kewenangan notaris

Karena akta dibuat oleh notaris, aspek tanda tangan dan kewenangan pejabat yang membuat atau mengesahkan dokumen menjadi bagian penting dalam proses autentikasi.

3. Dokumen pendukung

Dalam kondisi tertentu, dokumen pendukung atau pengesahan tambahan dapat diperlukan agar tanda tangan atau kewenangan pejabat dapat diverifikasi oleh otoritas yang berwenang.

4. Identitas pemohon

Pemohon perlu menyiapkan identitas sesuai persyaratan layanan apostille.

5. Terjemahan

Apabila pihak di negara tujuan meminta dokumen dalam bahasa tertentu, akta dapat memerlukan terjemahan sesuai persyaratan pihak penerima.

Perlu dibedakan antara apostille dan terjemahan. Apostille berkaitan dengan autentikasi dokumen, sedangkan terjemahan berkaitan dengan bahasa dokumen.

Proses Apostille Akta Pendirian Perusahaan dari Notaris

Secara umum, prosesnya dapat dilakukan melalui beberapa tahap berikut.

1. Tentukan kebutuhan negara tujuan

Sebelum mengajukan apostille, pastikan terlebih dahulu persyaratan dari negara tujuan.

Periksa apakah pihak penerima meminta:

Akta pendirian asli.
Salinan resmi.
Akta yang telah dilegalisasi.
Terjemahan.
Apostille.
Dokumen perusahaan tambahan.

Langkah ini penting agar dokumen yang diproses benar-benar sesuai kebutuhan.

2. Periksa akta pendirian

Periksa kembali nama perusahaan, nomor akta, tanggal akta, nama notaris, tanda tangan, serta informasi lain yang tercantum dalam dokumen.

Kesalahan data atau dokumen yang tidak memenuhi ketentuan dapat menyebabkan proses verifikasi mengalami kendala.

3. Siapkan pengesahan yang diperlukan

Akta notaris dapat memerlukan tahapan autentikasi tertentu sebelum dapat diajukan untuk apostille.

Tujuannya adalah memastikan tanda tangan atau kewenangan pejabat pada dokumen dapat diverifikasi oleh otoritas yang berwenang.

4. Ajukan permohonan apostille

Setelah dokumen memenuhi persyaratan, pengajuan dilakukan melalui layanan apostille pemerintah sesuai prosedur yang berlaku.

Data dokumen perlu dimasukkan secara benar dan dokumen yang diminta harus disiapkan sesuai ketentuan.

5. Proses verifikasi

Dokumen akan melalui pemeriksaan untuk memastikan keabsahan informasi dan tanda tangan atau kewenangan pejabat terkait.

Apabila terdapat ketidaksesuaian, pemohon dapat diminta melakukan perbaikan atau melengkapi dokumen.

6. Pembayaran biaya

Setelah permohonan memenuhi ketentuan, pemohon mengikuti prosedur pembayaran sesuai tarif resmi yang berlaku.

7. Apostille diterbitkan

Setelah proses disetujui, sertifikat apostille diterbitkan sesuai mekanisme layanan yang berlaku.

Dokumen tersebut selanjutnya dapat digunakan untuk kebutuhan administrasi di negara tujuan yang menerima apostille.

Apakah Akta Pendirian Perusahaan Langsung Bisa Di-Apostille?

Tidak selalu.

Hal ini karena apostille bukan sekadar memberikan cap pada setiap dokumen yang diajukan. Otoritas harus dapat melakukan verifikasi terhadap tanda tangan, cap, atau kewenangan pejabat yang berkaitan dengan dokumen tersebut.

Oleh karena itu, akta pendirian perusahaan dari notaris mungkin membutuhkan proses autentikasi atau pengesahan terlebih dahulu sebelum dapat diajukan untuk apostille.

Setiap kasus juga dapat berbeda tergantung bentuk dokumen dan persyaratan negara tujuan.

Apostille Akta Pendirian untuk Bisnis di Luar Negeri

Pengusaha yang melakukan ekspansi bisnis ke luar negeri dapat membutuhkan dokumen perusahaan yang telah diapostille.

Misalnya, ketika sebuah perusahaan Indonesia hendak melakukan kerja sama dengan perusahaan asing, pihak luar negeri dapat meminta bukti legalitas perusahaan dalam bentuk dokumen resmi yang telah disahkan.

Akta pendirian dapat menjadi salah satu dokumen yang diminta, bersama dengan dokumen perusahaan lainnya.

Namun, jangan hanya mempersiapkan akta pendirian. Pihak penerima mungkin juga meminta:

Akta perubahan terakhir.
Dokumen susunan pengurus.
Dokumen pemegang saham.
Surat kuasa.
Dokumen legalitas perusahaan.
NPWP atau dokumen perpajakan tertentu.
Dokumen pendukung lainnya.

Apostille Akta Pendirian untuk Pembukaan Perusahaan di Luar Negeri

Jika perusahaan Indonesia akan membuka cabang atau mendirikan badan usaha di negara lain, dokumen perusahaan dari Indonesia mungkin perlu digunakan sebagai bagian dari proses administrasi.

Dalam situasi tersebut, dokumen yang telah memperoleh apostille dapat membantu proses autentikasi ketika diserahkan kepada pihak berwenang di negara tujuan.

Tetapi apostille tidak berarti perusahaan otomatis diakui atau mendapatkan izin usaha di negara tujuan. Apostille hanya berkaitan dengan autentikasi dokumen sesuai mekanisme Konvensi Apostille.

Persyaratan pendirian perusahaan tetap mengikuti hukum dan aturan negara tempat perusahaan tersebut akan didirikan.

Berapa Lama Proses Apostille Akta Notaris?

Lama proses bergantung pada kelengkapan dokumen, proses verifikasi, dan kondisi layanan pada saat pengajuan.

Dokumen yang telah disiapkan dengan benar biasanya lebih mudah diproses dibandingkan dokumen yang masih membutuhkan perbaikan atau autentikasi tambahan.

Karena dokumen perusahaan sering digunakan untuk kepentingan bisnis yang memiliki batas waktu, sebaiknya proses dipersiapkan sejak jauh hari.

Kesalahan yang Sering Terjadi

Beberapa kesalahan yang perlu dihindari ketika mengurus apostille akta pendirian perusahaan antara lain:

Tidak memeriksa persyaratan negara tujuan.
Mengajukan dokumen yang belum memenuhi persyaratan autentikasi.
Data perusahaan pada dokumen tidak sesuai.
Tidak memastikan tanda tangan pejabat dapat diverifikasi.
Mengabaikan kebutuhan terjemahan.
Menganggap apostille sama dengan legalisasi biasa.
Hanya menyiapkan akta pendirian padahal pihak penerima meminta dokumen perusahaan lainnya.
Mengurus dokumen terlalu dekat dengan batas waktu administrasi.

Apostille akta pendirian perusahaan dari notaris dapat diperlukan ketika dokumen legalitas perusahaan Indonesia akan digunakan secara resmi di luar negeri. Prosesnya membutuhkan perhatian pada keaslian dokumen, tanda tangan dan kewenangan notaris, pengesahan yang diperlukan, serta persyaratan negara tujuan.

Sebelum mengajukan apostille Kemenkumham, pastikan terlebih dahulu dokumen yang diminta oleh pihak penerima. Dengan dokumen yang lengkap dan sesuai prosedur, proses apostille dapat dilakukan dengan lebih mudah dan risiko pengajuan bermasalah dapat diminimalkan.

Jika perusahaan membutuhkan dokumen untuk keperluan bisnis internasional, sebaiknya persiapkan proses apostille sejak awal agar tidak menghambat jadwal kerja sama, investasi, maupun administrasi perusahaan di luar negeri.