Apakah Legalisasi Notaris Bisa Langsung Di-Apostille

Terakhir diperbarui: September 10, 2026

Apakah legalisasi notaris bisa langsung di-apostille? Pertanyaan ini sering muncul ketika seseorang ingin menggunakan dokumen yang dibuat atau dilegalisasi oleh notaris di luar negeri. Jawabannya adalah tergantung jenis dokumen, bentuk pengesahan notaris, serta persyaratan negara tujuan.

Secara umum, dokumen yang telah dibuat atau dinyatakan oleh notaris dapat menjadi salah satu jenis dokumen yang dapat diajukan untuk apostille, selama memenuhi persyaratan yang berlaku. Namun, tidak semua dokumen yang sudah ditandatangani atau dilegalisasi notaris otomatis dapat langsung memperoleh apostille.

Memahami perbedaan antara legalisasi notaris, legalisasi dokumen, dan apostille penting agar proses pengurusan dokumen tidak mengalami penolakan atau harus dilakukan berulang kali.

Daftar Isi Panduan:

Apa Itu Legalisasi Notaris?

Legalisasi notaris merupakan tindakan notaris untuk memberikan pengesahan atau keterangan terhadap suatu dokumen atau tanda tangan sesuai kewenangan dan ketentuan hukum yang berlaku.

Dalam praktiknya, notaris dapat berperan dalam berbagai jenis dokumen, misalnya:

Surat kuasa
Pernyataan tertulis
Perjanjian
Akta atau dokumen tertentu
Dokumen perusahaan
Salinan dokumen
Surat pernyataan
Dokumen yang memerlukan pengesahan tanda tangan

Legalisasi notaris biasanya dilakukan untuk memberikan kepastian mengenai aspek tertentu dari dokumen, seperti identitas pihak yang menandatangani atau keabsahan tanda tangan sesuai tindakan notarial yang dilakukan.

Namun, legalisasi notaris tidak sama dengan apostille.

Apa Itu Apostille?

Apostille adalah bentuk sertifikasi yang digunakan untuk mengesahkan asal-usul dokumen publik agar dapat digunakan di negara lain yang juga menjadi pihak pada Hague Apostille Convention.

Apostille pada dasarnya mengesahkan aspek formal tertentu dari dokumen, seperti keaslian tanda tangan, kapasitas pejabat yang menandatangani dokumen, serta keaslian segel atau cap yang terdapat pada dokumen, sesuai mekanisme yang berlaku.

Dengan apostille, proses penggunaan dokumen publik lintas negara dapat menjadi lebih sederhana dibandingkan mekanisme legalisasi melalui beberapa instansi.

Di Indonesia, layanan apostille untuk dokumen Indonesia diselenggarakan oleh Kementerian Hukum Republik Indonesia melalui mekanisme yang ditetapkan pemerintah.

Jadi, Apakah Legalisasi Notaris Bisa Langsung Di-Apostille?

Bisa, tetapi tidak selalu langsung.

Jika suatu dokumen merupakan dokumen yang memenuhi kategori untuk apostille dan tanda tangan, cap, atau segel pejabat yang tercantum pada dokumen tersebut dapat diverifikasi oleh instansi yang berwenang, dokumen tersebut dapat diproses untuk mendapatkan apostille.

Namun, dalam kondisi tertentu, dokumen mungkin harus melalui tahap pengesahan atau legalisasi terlebih dahulu sebelum dapat diajukan.

Karena itu, istilah “sudah dilegalisasi notaris” tidak otomatis berarti dokumen tersebut siap mendapatkan apostille.

Contoh sederhananya

Misalnya seseorang membuat surat pernyataan di hadapan notaris untuk digunakan di negara yang menerima apostille.

Setelah notaris membuat atau mengesahkan dokumen tersebut, dokumen dapat diajukan untuk apostille apabila:

Jenis dokumennya termasuk dokumen yang dapat diajukan.
Tanda tangan atau pengesahan notaris dapat diverifikasi.
Format dokumen memenuhi persyaratan.
Data pejabat, cap, atau tanda tangan sesuai dengan database atau mekanisme verifikasi yang berlaku.
Negara tujuan merupakan negara yang menerima apostille dalam hubungan dengan Indonesia.

Apabila salah satu persyaratan belum terpenuhi, dokumen bisa saja perlu diperbaiki atau mendapatkan pengesahan tambahan terlebih dahulu.

Perbedaan Legalisasi Notaris dan Apostille

Agar tidak salah memahami proses, berikut perbedaan keduanya:

Aspek	Legalisasi Notaris	Apostille
Pihak yang berwenang	Notaris	Otoritas yang ditunjuk negara
Fungsi	Memberikan pengesahan notarial terhadap dokumen/tanda tangan sesuai kewenangan	Mengesahkan asal-usul tanda tangan, kapasitas pejabat, serta segel/cap
Penggunaan	Dalam negeri maupun kebutuhan tertentu untuk luar negeri	Penggunaan dokumen di negara lain yang menerima apostille
Kedudukan	Tindakan notarial	Sertifikasi untuk penggunaan lintas negara
Hubungan	Dapat menjadi bagian dari proses dokumen	Dapat menjadi tahap lanjutan setelah dokumen memenuhi persyaratan

Jadi, notaris bukan pihak yang menerbitkan apostille.

Notaris dapat membuat atau mengesahkan dokumen, sedangkan apostille diterbitkan oleh otoritas yang berwenang.

Dokumen Notaris Apa Saja yang Bisa Di-Apostille?

Jenis dokumen yang dapat diajukan bergantung pada sifat dokumen dan ketentuan yang berlaku.

Beberapa contoh dokumen yang sering membutuhkan proses apostille antara lain:

1. Surat Pernyataan Notaris

Surat pernyataan yang dibuat atau dilegalisasi oleh notaris dapat digunakan untuk kebutuhan seperti administrasi luar negeri, bisnis, pendidikan, atau keperluan hukum tertentu.

2. Surat Kuasa

Surat kuasa yang dibuat atau dilegalisasi oleh notaris dapat membutuhkan apostille ketika akan digunakan di negara tujuan yang menerapkan Konvensi Apostille.

3. Dokumen Perusahaan

Dokumen perusahaan tertentu yang dibuat atau disahkan secara notarial dapat membutuhkan apostille untuk transaksi atau keperluan administrasi internasional.

4. Perjanjian

Perjanjian atau dokumen kontraktual tertentu dapat memerlukan pengesahan notarial sebelum digunakan dalam proses administrasi di luar negeri.

5. Salinan yang Dilegalisasi Notaris

Dalam kondisi tertentu, salinan dokumen yang telah disahkan oleh notaris dapat menjadi bagian dari dokumen yang diajukan untuk apostille, sepanjang memenuhi ketentuan yang berlaku.

Perlu diperhatikan bahwa kelayakan apostille tidak hanya ditentukan oleh adanya tanda tangan notaris, tetapi juga oleh jenis dokumen dan persyaratan administrasi yang berlaku.

Apakah Semua Dokumen Notaris Bisa Mendapat Apostille?

Tidak.

Apostille bukan berarti seluruh dokumen yang dibawa ke notaris otomatis dapat disertifikasi.

Beberapa dokumen memiliki karakter khusus atau termasuk kategori yang tidak tercakup dalam mekanisme apostille. Selain itu, dokumen yang akan digunakan di negara tujuan harus diperiksa berdasarkan kebutuhan hukum dan administratif negara tersebut.

Ada pula perbedaan antara:

Dokumen publik.
Dokumen privat.
Dokumen yang telah memperoleh pengesahan notaris.
Dokumen yang membutuhkan sertifikasi tambahan.
Dokumen yang memerlukan penerjemahan tersumpah.

Oleh sebab itu, sebelum mengajukan apostille, sebaiknya pastikan terlebih dahulu jenis dokumen dan tujuan penggunaannya.

Bagaimana Proses Apostille Dokumen Notaris?

Secara umum, prosesnya dapat digambarkan sebagai berikut:

Dokumen dibuat/dilegalisasi notaris → verifikasi persyaratan → pengajuan apostille → pemeriksaan oleh otoritas berwenang → penerbitan sertifikat apostille → dokumen digunakan di negara tujuan.

Tahapan sebenarnya dapat berbeda tergantung jenis dokumen.

1. Siapkan Dokumen

Pastikan dokumen notaris yang akan digunakan sudah final dan tidak ada kesalahan data.

Periksa:

Nama.
Nomor dokumen.
Tanggal.
Tanda tangan.
Cap atau segel.
Identitas pejabat yang mengesahkan.

2. Pastikan Tanda Tangan atau Cap Dapat Diverifikasi

Apostille berkaitan dengan autentikasi tanda tangan, kapasitas penandatangan, serta segel atau cap.

Jika data tersebut tidak dapat diverifikasi sesuai mekanisme yang berlaku, pengajuan dapat mengalami kendala.

3. Ajukan Permohonan Apostille

Setelah dokumen memenuhi persyaratan, permohonan apostille dapat dilakukan melalui layanan resmi yang ditetapkan pemerintah Indonesia.

4. Pemeriksaan Dokumen

Dokumen akan diperiksa untuk memastikan bahwa persyaratan apostille terpenuhi.

5. Apostille Diterbitkan

Jika permohonan disetujui, sertifikat apostille diterbitkan dan dilekatkan atau dikaitkan dengan dokumen sesuai mekanisme yang berlaku.

Apakah Perlu Legalisasi Kementerian Lain Sebelum Apostille?

Tidak selalu.

Salah satu tujuan sistem apostille adalah menyederhanakan rantai legalisasi dokumen publik untuk digunakan di negara peserta Konvensi Apostille.

Namun, kebutuhan pengesahan sebelumnya dapat berbeda berdasarkan:

Jenis dokumen.
Cara dokumen diterbitkan.
Pejabat yang menandatangani.
Bentuk pengesahan notaris.
Negara tujuan.
Persyaratan institusi penerima dokumen.

Karena itu, jangan langsung melakukan legalisasi tambahan tanpa mengetahui persyaratan dokumen yang sebenarnya.

Apakah Apostille Sama dengan Legalisasi Kedutaan?

Tidak sama.

Apostille dan legalisasi konsuler merupakan dua mekanisme yang berbeda.

Jika dokumen akan digunakan di negara yang menjadi pihak pada Hague Apostille Convention dan hubungan apostille berlaku, mekanisme apostille dapat digunakan sesuai ketentuan.

Sebaliknya, jika negara tujuan tidak termasuk dalam sistem apostille yang berlaku bagi dokumen tersebut, dapat diperlukan proses legalisasi melalui jalur konsuler atau mekanisme lain.

Inilah sebabnya penting untuk mengetahui negara tujuan dokumen sebelum menentukan jalur legalisasi.

Apakah Dokumen Notaris Perlu Diterjemahkan?

Tergantung persyaratan negara atau lembaga yang menerima dokumen.

Apostille tidak selalu berarti dokumen otomatis diterima tanpa terjemahan.

Misalnya, suatu universitas, perusahaan, pengadilan, atau instansi pemerintah di negara tujuan mungkin meminta dokumen diterjemahkan ke bahasa resmi negara tersebut.

Dalam beberapa kasus, terjemahan dapat dilakukan oleh penerjemah tersumpah dan kemudian mengikuti proses pengesahan yang dipersyaratkan.

Jadi, apostille dan terjemahan adalah dua kebutuhan yang berbeda.

Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Apostille Dokumen Notaris

Ada beberapa kesalahan yang sebaiknya dihindari.

1. Menganggap Semua Dokumen Notaris Otomatis Bisa Di-Apostille

Keberadaan tanda tangan notaris tidak otomatis membuat dokumen memenuhi seluruh persyaratan apostille.

2. Salah Memilih Jenis Dokumen

Dokumen yang dibutuhkan oleh negara tujuan harus dipastikan sejak awal.

3. Data Tidak Konsisten

Perbedaan nama, tanggal lahir, nomor dokumen, atau informasi lainnya dapat menimbulkan masalah dalam proses administrasi.

4. Tidak Memeriksa Negara Tujuan

Sistem apostille tidak berlaku secara universal untuk semua negara dan semua kondisi.

5. Tidak Memastikan Persyaratan Penerima

Dokumen mungkin telah mendapatkan apostille, tetapi lembaga penerima masih memiliki persyaratan lain seperti terjemahan, format tertentu, atau dokumen pendukung.

Berapa Lama Proses Apostille Dokumen Notaris?

Waktu proses bergantung pada jenis dokumen, kelengkapan berkas, proses verifikasi, dan ketentuan layanan yang berlaku pada saat pengajuan.

Jika dokumen membutuhkan perbaikan atau pengesahan tambahan, waktu penyelesaian dapat menjadi lebih panjang.

Karena itu, sebaiknya proses apostille direncanakan sebelum batas waktu penggunaan dokumen di luar negeri.

Tips Agar Apostille Dokumen Notaris Tidak Ditolak

Agar proses lebih lancar, lakukan beberapa langkah berikut:

Pertama, tentukan negara tujuan.

Kedua, tanyakan kepada institusi penerima mengenai format dokumen yang mereka minta.

Ketiga, pastikan dokumen notaris dibuat dengan data yang benar.

Keempat, pastikan tanda tangan dan cap pejabat dapat diverifikasi.

Kelima, cek apakah dokumen memerlukan terjemahan.

Keenam, jangan melakukan legalisasi tambahan yang tidak diperlukan sebelum mengetahui jalur yang benar.

Apakah legalisasi notaris bisa langsung di-apostille? Jawabannya bisa, tetapi tidak otomatis.

Dokumen yang dibuat atau dilegalisasi notaris dapat diajukan untuk apostille apabila memenuhi kategori dan persyaratan yang berlaku. Apostille sendiri merupakan sertifikasi oleh otoritas yang berwenang, bukan legalisasi yang dilakukan oleh notaris.

Karena setiap dokumen dapat memiliki persyaratan berbeda, penting untuk memeriksa jenis dokumen, bentuk pengesahan notaris, negara tujuan, serta persyaratan instansi penerima sebelum mengajukan apostille.

Dengan memastikan tahapan sejak awal, Anda dapat menghindari pengajuan berulang, biaya tambahan, dan keterlambatan penggunaan dokumen di luar negeri.

Butuh Bantuan Apostille Dokumen Notaris?

Jika Anda memiliki dokumen notaris yang akan digunakan di luar negeri, prosesnya sebaiknya diperiksa terlebih dahulu agar dapat diketahui apakah dokumen tersebut sudah siap diajukan untuk apostille atau masih memerlukan tahapan lain.

PT Jangkar Global Groups dapat membantu memberikan pendampingan dalam proses legalisasi dan apostille dokumen untuk kebutuhan penggunaan di luar negeri.

Hubungi: 0877-2768-8883
Website: https://jangkargroups.co.id

FAQ

1. Apakah surat yang dilegalisasi notaris bisa di-apostille?
Bisa dalam kondisi tertentu, selama dokumen dan pengesahan tersebut memenuhi persyaratan apostille yang berlaku.

2. Apakah notaris menerbitkan apostille?
Tidak. Notaris dapat membuat atau mengesahkan dokumen, sedangkan apostille diterbitkan oleh otoritas yang berwenang.

3. Apakah apostille menggantikan legalisasi notaris?
Tidak selalu. Apostille dan tindakan notarial memiliki fungsi berbeda. Dalam kasus tertentu, dokumen perlu terlebih dahulu dibuat atau disahkan oleh notaris sebelum diajukan untuk apostille.

4. Apakah semua negara menerima apostille?
Tidak. Apostille berlaku berdasarkan ketentuan Hague Apostille Convention dan hubungan yang berlaku antara negara terkait.

5. Apakah dokumen yang sudah apostille masih perlu diterjemahkan?
Bisa saja. Persyaratan terjemahan ditentukan oleh negara atau lembaga yang menerima dokumen.

Meta Title: Apakah Legalisasi Notaris Bisa Langsung Di-Apostille?

Meta Description: Apakah legalisasi notaris bisa langsung di-apostille? Pelajari syarat, proses, perbedaan legalisasi notaris dan apostille, serta dokumen yang dapat diajukan.

Focus Keyword: legalisasi notaris bisa langsung di apostille

Keyword Turunan:

apostille dokumen notaris
legalisasi notaris untuk apostille
cara apostille dokumen notaris
syarat apostille dokumen notaris
apostille surat notaris
legalisasi dokumen untuk luar negeri
apostille Indonesia
jasa apostille dokumen
legalisasi dokumen ke luar negeri
perbedaan apostille dan legalisasi notaris