Apostille Certificate of Origin untuk Ekspor dan Impor

Terakhir diperbarui: September 10, 2026

Dalam kegiatan ekspor dan impor, Certificate of Origin (COO) atau Surat Keterangan Asal merupakan salah satu dokumen penting untuk membuktikan negara asal suatu barang. Dokumen ini dapat diperlukan dalam proses perdagangan internasional, terutama ketika negara tujuan membutuhkan bukti asal barang untuk keperluan kepabeanan, tarif preferensi, maupun persyaratan administrasi lainnya.

Dalam kondisi tertentu, pihak di negara tujuan dapat meminta dokumen asal barang yang telah melalui proses pengesahan agar dapat diterima secara resmi. Salah satu bentuk pengesahan yang dikenal dalam hubungan antarnegara adalah apostille.

Namun, apakah Certificate of Origin dapat diapostille? Apa fungsi apostille terhadap dokumen ekspor dan impor? Dan bagaimana prosesnya di Indonesia?

Daftar Isi Panduan:

Apa Itu Apostille Certificate of Origin?

Apostille Certificate of Origin dapat dipahami sebagai Certificate of Origin yang memperoleh pengesahan apostille sesuai dengan ketentuan yang berlaku, sehingga tanda tangan, cap, atau kewenangan pejabat yang menerbitkan dokumen dapat diverifikasi untuk penggunaan di negara tujuan yang menerapkan Konvensi Apostille.

Apostille pada dasarnya bukan pengesahan terhadap isi atau kebenaran barang yang tercantum dalam Certificate of Origin. Apostille berfungsi untuk mengesahkan aspek formal dari dokumen, khususnya autentikasi tanda tangan, kapasitas pejabat yang menandatangani, dan identitas segel atau cap pada dokumen apabila relevan.

Karena itu, kebutuhan apostille harus dilihat berdasarkan jenis Certificate of Origin, penerbit dokumen, negara tujuan, dan tujuan penggunaannya.

Apa Itu Certificate of Origin?

Certificate of Origin atau COO adalah dokumen yang menyatakan asal suatu barang. Dalam perdagangan internasional, dokumen ini digunakan untuk memberikan informasi mengenai negara tempat barang diproduksi, dihasilkan, atau memenuhi ketentuan asal barang tertentu.

Certificate of Origin dapat memiliki peranan penting dalam berbagai aktivitas, antara lain:

Proses ekspor barang.
Proses impor di negara tujuan.
Pemenuhan persyaratan kepabeanan.
Pengajuan tarif preferensi berdasarkan perjanjian perdagangan.
Verifikasi asal barang.
Persyaratan administrasi perdagangan internasional.
Pemenuhan permintaan dari importir atau otoritas di negara tujuan.

Jenis dan format Certificate of Origin dapat berbeda bergantung pada skema perdagangan, negara tujuan, serta lembaga yang menerbitkannya.

Mengapa Certificate of Origin Bisa Diminta untuk Dilegalisasi?

Dalam perdagangan internasional, dokumen yang diterbitkan di suatu negara belum tentu langsung diperlakukan sebagai dokumen resmi oleh pihak di negara lain.

Jika otoritas atau pihak penerima di negara tujuan meminta autentikasi tambahan, dokumen dapat memerlukan proses legalisasi atau apostille sesuai dengan mekanisme yang berlaku.

Tujuannya adalah memberikan kepastian mengenai keaslian formal dokumen yang digunakan di luar negeri.

Misalnya, sebuah perusahaan Indonesia melakukan transaksi dengan perusahaan di luar negeri. Importir atau otoritas tertentu dapat meminta dokumen asal barang yang telah mendapatkan pengesahan sebelum dokumen tersebut digunakan dalam proses administrasi.

Apakah Certificate of Origin Bisa Di-Apostille?

Jawabannya tergantung pada bentuk dokumen dan ketentuan negara tujuan.

Apostille tidak otomatis dapat diterapkan pada semua dokumen perdagangan. Hal yang perlu diperiksa antara lain:

Siapa yang menerbitkan Certificate of Origin
Bagaimana tanda tangan atau sertifikasi dokumen tersebut dilakukan
Apakah dokumen termasuk dokumen publik atau memerlukan bentuk autentikasi tertentu
Apakah negara tujuan merupakan pihak pada Konvensi Apostille
Apakah otoritas atau pihak penerima di negara tujuan memang meminta apostille

Karena itu, sebelum mengurus apostille, penting untuk memastikan terlebih dahulu persyaratan dari negara tujuan.

Dalam beberapa kasus, dokumen perdagangan dapat memerlukan sertifikasi atau pengesahan terlebih dahulu sebelum dapat diproses dalam mekanisme apostille. Jadi, tidak tepat jika menganggap setiap Certificate of Origin cukup dibawa langsung untuk mendapatkan apostille.

Apostille dan Legalisasi: Apa Bedanya?

Apostille dan legalisasi sama-sama berkaitan dengan penggunaan dokumen di luar negeri, tetapi mekanismenya berbeda.

Apostille

Apostille merupakan mekanisme penyederhanaan autentikasi dokumen publik untuk digunakan di negara lain yang juga menjadi pihak pada Hague Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents (Apostille Convention).

Dengan mekanisme apostille, proses autentikasi dapat menjadi lebih sederhana karena tidak menggunakan rangkaian legalisasi diplomatik seperti mekanisme konvensional.

Legalisasi Konvensional

Apabila negara tujuan tidak menerapkan mekanisme apostille untuk dokumen yang bersangkutan, dapat berlaku prosedur legalisasi yang berbeda.

Dalam praktiknya, prosedur dapat melibatkan beberapa tahapan, seperti pengesahan oleh instansi terkait dan perwakilan diplomatik atau konsuler negara tujuan.

Oleh sebab itu, pilihan antara apostille dan legalisasi tidak semata-mata ditentukan oleh keinginan pemilik dokumen. Negara tujuan dan jenis dokumen sangat menentukan prosedur yang tepat.

Fungsi Apostille Certificate of Origin dalam Ekspor

Dalam kegiatan ekspor, Certificate of Origin dapat digunakan untuk membuktikan asal barang kepada pihak yang berkepentingan di negara tujuan.

Apabila diperlukan autentikasi formal, apostille dapat membantu dokumen tersebut digunakan dalam konteks administratif di negara tujuan yang menerima mekanisme apostille.

Beberapa kebutuhan yang mungkin berkaitan dengan dokumen tersebut antara lain:

Pembuktian asal barang.
Pemenuhan persyaratan importir.
Persyaratan administrasi otoritas tertentu.
Keperluan perdagangan internasional.
Verifikasi dokumen perusahaan.
Pemenuhan persyaratan kontrak perdagangan.

Namun, apostille bukan pengganti Certificate of Origin dan bukan pula sertifikat yang menyatakan bahwa barang benar-benar berasal dari negara tertentu. Apostille hanya berkaitan dengan autentikasi formal dokumen yang memenuhi persyaratan.

Fungsi Certificate of Origin dalam Impor

Dari sisi impor, Certificate of Origin biasanya menjadi dokumen yang membantu pihak negara tujuan mengetahui asal suatu barang.

Informasi tersebut dapat berhubungan dengan:

Ketentuan kepabeanan.
Penerapan tarif tertentu.
Perjanjian perdagangan.
Pengawasan perdagangan.
Persyaratan impor.
Verifikasi asal barang.

Dalam beberapa transaksi, importir dapat meminta dokumen yang telah disahkan agar dapat diterima oleh pihak tertentu.

Karena kebutuhan setiap negara berbeda, perusahaan sebaiknya memperoleh konfirmasi persyaratan dokumen dari importir, customs broker, atau otoritas terkait sebelum melakukan proses apostille.

Syarat Apostille Certificate of Origin

Persyaratan dapat berbeda tergantung pada bentuk Certificate of Origin dan penerbitnya. Secara umum, beberapa hal yang perlu dipersiapkan adalah:

Certificate of Origin asli atau dokumen sesuai persyaratan.
Identitas atau data pemohon apabila diperlukan.
Dokumen pendukung terkait penerbitan atau autentikasi dokumen.
Informasi negara tujuan.
Informasi mengenai pihak yang meminta apostille.
Dokumen tambahan apabila diwajibkan oleh otoritas.

Untuk dokumen yang bukan termasuk dokumen publik secara langsung, mungkin diperlukan tahapan tambahan agar dokumen tersebut memiliki bentuk yang dapat diautentikasi sesuai mekanisme yang berlaku.

Proses Apostille Certificate of Origin di Indonesia

Secara umum, prosesnya dapat digambarkan sebagai berikut:

1. Tentukan Negara Tujuan

Langkah pertama adalah mengetahui negara tempat Certificate of Origin akan digunakan.

Hal ini penting karena tidak semua negara menggunakan sistem apostille dengan cara yang sama.

2. Periksa Persyaratan Penerima Dokumen

Pastikan apakah pihak penerima benar-benar meminta apostille.

Jika dokumen digunakan untuk kepabeanan, perusahaan juga perlu memastikan apakah apostille merupakan persyaratan dari otoritas atau hanya permintaan administratif dari pihak tertentu.

3. Pastikan Bentuk Dokumen

Periksa apakah Certificate of Origin yang dimiliki dapat diproses melalui mekanisme autentikasi yang sesuai.

Jika diperlukan, dokumen mungkin harus memperoleh pengesahan atau sertifikasi terlebih dahulu.

4. Ajukan Permohonan Apostille

Setelah dokumen memenuhi persyaratan, permohonan apostille dilakukan melalui mekanisme resmi yang berlaku di Indonesia.

5. Verifikasi dan Penerbitan Apostille

Dokumen akan diperiksa sesuai prosedur. Apabila memenuhi persyaratan, apostille diterbitkan dan dilekatkan atau dikaitkan dengan dokumen sesuai mekanisme yang berlaku.

6. Gunakan Dokumen di Negara Tujuan

Setelah memperoleh apostille, dokumen dapat digunakan di negara tujuan sepanjang negara tersebut menerima apostille dan dokumen tersebut memang memenuhi persyaratan pihak penerima.

Berapa Lama Proses Apostille Certificate of Origin?

Durasi proses dapat berbeda tergantung pada:

Jenis Certificate of Origin.
Instansi atau pejabat penerbit.
Kelengkapan dokumen.
Kebutuhan autentikasi tambahan.
Mekanisme permohonan yang digunakan.
Proses verifikasi dari instansi terkait.

Karena itu, sebaiknya proses disiapkan lebih awal, terutama apabila Certificate of Origin diperlukan untuk transaksi ekspor-impor dengan tenggat waktu tertentu.

Berapa Biaya Apostille Certificate of Origin?

Biaya tidak selalu sama untuk setiap kebutuhan karena dapat dipengaruhi oleh jenis dokumen dan tahapan yang diperlukan.

Selain biaya resmi apostille, pemohon juga perlu mempertimbangkan kemungkinan biaya tambahan untuk:

Pengesahan atau sertifikasi dokumen.
Penerjemahan tersumpah jika diperlukan.
Pengurusan dokumen pendukung.
Jasa pengurusan apabila menggunakan pihak ketiga.
Pengiriman dokumen.

Sebaiknya periksa tarif resmi dan persyaratan terbaru sebelum mengajukan permohonan.

Kesalahan yang Sering Terjadi

Beberapa kesalahan dapat menyebabkan proses menjadi lebih lama, antara lain:

Salah memilih jenis pengesahan

Tidak semua negara dan dokumen menggunakan apostille. Memilih apostille tanpa memastikan persyaratan negara tujuan dapat menyebabkan proses tidak sesuai kebutuhan.

Tidak memeriksa pihak penerima

Permintaan dari importir belum tentu sama dengan persyaratan otoritas kepabeanan. Pastikan siapa yang akan menerima dokumen dan untuk tujuan apa.

Menganggap apostille mengesahkan isi dokumen

Apostille bukan pemeriksaan substantif terhadap isi Certificate of Origin. Apostille terutama berkaitan dengan autentikasi formal dokumen.

Dokumen belum memenuhi persyaratan autentikasi

Certificate of Origin tertentu mungkin memerlukan tahapan tambahan sebelum dapat diproses.

Tidak memperhatikan negara tujuan

Prosedur dokumen untuk negara yang menerapkan Apostille Convention dapat berbeda dengan negara yang menggunakan legalisasi konvensional.

Tips Mengurus Apostille Certificate of Origin untuk Ekspor dan Impor

Agar proses lebih efektif, perusahaan dapat melakukan beberapa langkah berikut:

Pertama, tentukan negara tujuan dan pihak penerima dokumen.

Kedua, minta persyaratan tertulis dari importir atau pihak yang meminta Certificate of Origin.

Ketiga, pastikan format dan penerbit Certificate of Origin sesuai dengan kebutuhan transaksi.

Keempat, periksa apakah dokumen membutuhkan autentikasi atau sertifikasi tambahan sebelum apostille.

Kelima, jangan menunda pengurusan apabila dokumen diperlukan untuk proses ekspor atau impor dengan jadwal tertentu.

Keenam, gunakan layanan profesional apabila belum memahami alur pengesahan dokumen internasional.

Apostille Certificate of Origin untuk Perusahaan

Bagi perusahaan yang sering melakukan ekspor dan impor, pemahaman mengenai autentikasi dokumen internasional sangat penting.

Dokumen perdagangan seperti Certificate of Origin dapat menjadi bagian dari rangkaian dokumen yang diperlukan dalam transaksi lintas negara. Kesalahan pada proses pengesahan dapat menyebabkan dokumen ditolak atau membutuhkan pengurusan ulang.

Oleh karena itu, perusahaan sebaiknya membuat checklist dokumen berdasarkan negara tujuan, jenis barang, jenis transaksi, dan persyaratan pihak penerima.

Kesimpulan

Apostille Certificate of Origin untuk ekspor dan impor berkaitan dengan proses autentikasi dokumen agar dapat digunakan secara administratif di negara tujuan yang menerima mekanisme apostille.

Namun, Certificate of Origin tidak selalu dapat langsung diapostille tanpa pemeriksaan terlebih dahulu. Jenis dokumen, pihak penerbit, bentuk autentikasi, negara tujuan, serta permintaan dari pihak penerima perlu diperhatikan.

Jika Anda memiliki Certificate of Origin yang akan digunakan di luar negeri, langkah paling aman adalah memeriksa terlebih dahulu apakah negara tujuan dan pihak penerima mensyaratkan apostille atau legalisasi, kemudian memastikan dokumen telah memenuhi ketentuan sebelum diajukan.

Jasa Apostille dan Legalisasi Dokumen

PT Jangkar Global Groups membantu kebutuhan pengurusan dokumen untuk penggunaan internasional, termasuk konsultasi mengenai apostille, legalisasi, dan persiapan dokumen sesuai tujuan penggunaan.

Hubungi:

PT Jangkar Global Groups
WhatsApp: 0877-2768-8883
Website: jangkargroups.co.id

Konsultasikan jenis Certificate of Origin, negara tujuan, dan kebutuhan dokumen Anda terlebih dahulu agar dapat menentukan proses pengesahan yang sesuai.