Ketika buku nikah akan digunakan di luar negeri, salah satu hal yang sering membingungkan adalah urutan antara apostille dan terjemahan. Apakah buku nikah harus diterjemahkan terlebih dahulu, atau justru harus diapostille sebelum diterjemahkan?
Jawabannya tidak selalu sama untuk setiap negara dan kebutuhan. Urutan yang tepat bergantung pada persyaratan dari negara tujuan, instansi penerima dokumen, serta jenis dokumen yang diminta.
Karena itu, sebelum mengurus apostille buku nikah, penting untuk mengetahui apakah pihak luar negeri meminta buku nikah asli, terjemahan, atau keduanya.
Apa Itu Apostille Buku Nikah?
Apostille merupakan sertifikat yang digunakan untuk mengautentikasi dokumen publik agar dapat digunakan di negara lain yang mengakui sistem apostille.
Dalam konteks buku nikah, apostille berkaitan dengan pengesahan aspek keaslian tanda tangan, cap, atau kewenangan pejabat yang menerbitkan atau mengesahkan dokumen.
Apostille bukan merupakan terjemahan dan tidak mengubah bahasa atau isi buku nikah.
Dengan demikian, terdapat dua proses berbeda:
- Apostille: mengesahkan aspek tertentu dari dokumen agar dapat digunakan di negara tujuan.
- Terjemahan: mengubah isi dokumen ke bahasa yang dipahami oleh pihak penerima.
Keduanya dapat dibutuhkan secara bersamaan, tetapi memiliki fungsi yang berbeda.
Apakah Buku Nikah Harus Diterjemahkan Sebelum Apostille?
Tidak ada satu urutan yang berlaku untuk semua kasus.
Jika pihak penerima meminta apostille pada dokumen asli berbahasa Indonesia, biasanya dokumen asli diproses terlebih dahulu sesuai persyaratan apostille. Setelah itu, dokumen dapat diterjemahkan apabila terjemahan diperlukan.
Namun, dalam kondisi tertentu, negara atau institusi tujuan dapat meminta dokumen terjemahan yang juga telah disahkan atau diapostille.
Karena itu, jangan menentukan urutan hanya berdasarkan kebiasaan. Persyaratan dari negara tujuan harus menjadi acuan utama.
Apostille Dulu atau Terjemahan Dulu?
Untuk menentukan urutannya, perhatikan tiga kemungkinan berikut.
1. Negara Tujuan Meminta Buku Nikah Asli yang Diapostille
Jika pihak penerima secara jelas meminta buku nikah asli dengan apostille, maka langkah yang umum dilakukan adalah:
Buku nikah → Apostille → Terjemahan jika diperlukan
Dalam skenario ini, dokumen asli terlebih dahulu diproses untuk apostille. Setelah apostille diperoleh, dokumen dapat diterjemahkan sesuai persyaratan pihak penerima.
2. Negara Tujuan Meminta Terjemahan yang Telah Diapostille
Dalam kondisi tertentu, pihak penerima dapat meminta terjemahan resmi yang juga perlu mendapatkan pengesahan.
Jika demikian, prosesnya dapat berbeda karena yang menjadi objek pengesahan bukan hanya dokumen asli.
Pemohon perlu memastikan terlebih dahulu jenis terjemahan yang diterima, misalnya terjemahan oleh penerjemah tersumpah atau penerjemah yang diakui oleh otoritas negara tujuan.
3. Negara Tujuan Meminta Buku Nikah dan Terjemahannya
Jika pihak penerima meminta dokumen asli dan terjemahan, keduanya harus dipersiapkan sesuai ketentuan.
Jangan menganggap bahwa apostille pada buku nikah otomatis membuat terjemahannya juga tersahkan. Apostille pada satu dokumen tidak secara otomatis berlaku untuk dokumen lain.
Mengapa Urutan Apostille dan Terjemahan Penting?
Kesalahan menentukan urutan dapat menyebabkan pemohon harus melakukan proses tambahan.
Misalnya, seseorang menerjemahkan buku nikah terlebih dahulu, tetapi kemudian mengetahui bahwa pihak penerima meminta apostille pada dokumen terjemahan tertentu. Dalam kondisi tersebut, terjemahan yang sudah dibuat mungkin perlu diproses kembali sesuai persyaratan.
Akibatnya, waktu dan biaya yang dikeluarkan dapat bertambah.
Karena itu, cek persyaratan negara tujuan sebelum melakukan apostille maupun terjemahan.
Apakah Terjemahan Buku Nikah Harus Dilakukan oleh Penerjemah Tersumpah?
Hal ini bergantung pada persyaratan negara dan lembaga penerima.
Ada pihak yang mensyaratkan terjemahan oleh penerjemah tersumpah atau penerjemah resmi. Ada pula yang memiliki ketentuan khusus mengenai penerjemah yang diakui.
Jadi, jangan hanya berpatokan pada istilah “terjemahan resmi”. Periksa siapa yang dianggap sah oleh pihak yang menerima dokumen.
Apakah Terjemahan Buku Nikah Bisa Di-Apostille?
Dalam kondisi tertentu, dokumen terjemahan dapat menjadi bagian dari proses apostille apabila memenuhi persyaratan yang ditetapkan.
Namun, hal ini perlu dibedakan dengan apostille pada buku nikah asli.
Apostille buku nikah asli tidak otomatis berarti terjemahan buku nikah juga telah diapostille.
Jika pihak penerima meminta apostille pada terjemahan, pemohon harus memastikan prosedur yang berlaku untuk dokumen terjemahan tersebut.
Contoh Urutan untuk Penggunaan di Luar Negeri
Misalnya seseorang akan menggunakan buku nikah Indonesia untuk kebutuhan administrasi keluarga di negara tujuan.
Langkah yang dapat dilakukan:
1. Tanyakan persyaratan kepada pihak penerima.
Pastikan apakah mereka meminta buku nikah asli, apostille, terjemahan, atau kombinasi semuanya.
2. Siapkan buku nikah.
Pastikan data pasangan, nomor dokumen, dan informasi lainnya sesuai.
3. Urus apostille jika memang diwajibkan.
Ajukan buku nikah melalui prosedur resmi yang berlaku.
4. Lakukan terjemahan sesuai ketentuan.
Gunakan penerjemah yang memenuhi persyaratan pihak penerima.
5. Periksa kembali seluruh dokumen.
Pastikan apostille, buku nikah, dan terjemahan sesuai dengan permintaan instansi di negara tujuan.
Urutan ini merupakan gambaran umum. Persyaratan spesifik tetap harus mengikuti ketentuan negara dan institusi yang menerima dokumen.
Apostille Buku Nikah untuk Visa
Buku nikah yang telah diapostille dan diterjemahkan dapat diminta dalam berbagai proses administrasi keluarga, termasuk kebutuhan visa tertentu.
Contohnya dapat berkaitan dengan:
- Visa pasangan.
- Visa keluarga.
- Reunifikasi keluarga.
- Permohonan izin tinggal.
- Pembuktian hubungan perkawinan.
Namun, tidak semua jenis visa membutuhkan apostille buku nikah. Persyaratan bergantung pada negara, jenis visa, dan kantor imigrasi atau perwakilan yang memproses permohonan.
Karena itu, periksa daftar dokumen resmi sebelum melakukan pengurusan.
Apostille Buku Nikah untuk Menikah di Luar Negeri
Pasangan yang akan menggunakan dokumen perkawinan Indonesia di luar negeri juga dapat menghadapi persyaratan apostille dan terjemahan.
Pihak berwenang di negara tujuan mungkin meminta bukti status perkawinan dalam format tertentu.
Dalam situasi seperti ini, jangan hanya bertanya apakah “buku nikah perlu diapostille”. Tanyakan secara spesifik:
- Apakah buku nikah asli diperlukan?
- Apakah perlu apostille?
- Apakah perlu terjemahan?
- Bahasa apa yang harus digunakan?
- Apakah terjemahan harus dilakukan oleh penerjemah tertentu?
- Apakah apostille diperlukan pada dokumen asli, terjemahan, atau keduanya?
Pertanyaan tersebut dapat membantu menghindari kesalahan proses.
Kesalahan yang Sering Terjadi
Beberapa kesalahan yang sering dilakukan ketika mengurus apostille dan terjemahan buku nikah antara lain:
Menerjemahkan tanpa memeriksa persyaratan
Pemohon langsung menggunakan jasa penerjemah tanpa mengetahui format terjemahan yang diterima oleh negara tujuan.
Menganggap apostille sama dengan terjemahan
Apostille dan terjemahan merupakan dua hal berbeda. Apostille tidak menerjemahkan dokumen.
Menganggap apostille otomatis berlaku pada terjemahan
Apostille pada buku nikah asli tidak otomatis mengesahkan terjemahan yang dibuat setelahnya.
Tidak mengecek negara tujuan
Setiap negara dan institusi dapat memiliki persyaratan dokumen yang berbeda.
Mengurus terlalu dekat dengan batas waktu
Apostille dan terjemahan dapat membutuhkan beberapa tahapan. Mengurus pada saat mendekati deadline meningkatkan risiko keterlambatan.
Tips Sebelum Mengurus Apostille Buku Nikah
Agar proses lebih aman, lakukan langkah berikut:
- Tentukan tujuan penggunaan buku nikah.
- Hubungi instansi yang akan menerima dokumen.
- Minta daftar persyaratan tertulis jika memungkinkan.
- Pastikan apakah apostille diwajibkan.
- Pastikan apakah terjemahan diwajibkan.
- Tanyakan bahasa terjemahan yang diterima.
- Tanyakan apakah penerjemah harus tersumpah atau diakui.
- Pastikan apakah apostille diperlukan pada dokumen asli, terjemahan, atau keduanya.
- Siapkan dokumen sebelum mengajukan.
- Jangan menentukan urutan apostille dan terjemahan tanpa melihat persyaratan pihak penerima.
Jadi, apostille buku nikah atau terjemahan dulu? Jawabannya bergantung pada persyaratan negara dan instansi yang menerima dokumen.
Jika pihak penerima meminta buku nikah asli yang telah diapostille, maka pengurusan apostille dapat dilakukan terlebih dahulu, kemudian dilanjutkan dengan terjemahan apabila diperlukan.
Namun, jika pihak penerima memiliki persyaratan khusus mengenai terjemahan yang harus disahkan atau diapostille, prosedurnya dapat berbeda.
Hal yang paling penting adalah jangan langsung menerjemahkan atau mengajukan apostille sebelum mengetahui persyaratan negara tujuan. Dengan memastikan kebutuhan dokumen sejak awal, Anda dapat menghindari proses berulang, biaya tambahan, dan keterlambatan penggunaan buku nikah di luar negeri.
